CAISSE PRIMAIRE D ASSURANCE MALADIE DU HAINAUT (CPAM DU HAINAUT)

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De plus, il répond également au référentiel de la démarche RSO de la Sécurité Sociale et notamment aux engagements n°3 « Réduire notre impact environnemental » et n°4 « Intégrer les enjeux RSO dans la stratégie et le processus achat ». \n\nLe présent accord, dans la continuité de ses prédécesseurs, a pour objet de poursuivre la décision prise par les parties de recourir au vote électronique et de fixer le cadre général de sa mise en œuvre. Il sera annexé au protocole d’accord préélectoral qui fixera le détail des modalités d’organisation des élections à venir.\n\nArticle 1 : Modalités d’organisation des opérations\n\n\n1.1 Vote exclusivement par Internet\n\nLes parties signataires conviennent d’adopter un processus de vote exclusivement par Internet pour les élections des représentants au Conseil et au Comité Social et Economique. \n\n\n1. 2 Choix d’un prestataire extérieur\n\nCompte tenu de la technicité qu’il est nécessaire de maîtriser et des contraintes à respecter pour assurer la sécurité du processus électoral et la confidentialité des données, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans le développement du vote électronique et dont l’expertise a été reconnue par un cabinet d’audit indépendant.\n\nSur la base du marché public mutualisé mis à disposition au sein du régime général par l’Ucanss, conformément à l’accord cadre interbranche n°22/AC/09, signé le 27 février 2023, la mise en œuvre du vote électronique sera confiée à l’une des trois sociétés référencées. Le choix du prestataire résultera d’une mise en concurrence entre ces trois attributaires, aboutissant à la notification d’un marché subséquent.\n\nDans ce cadre, un cahier des charges sera établi dans le respect des dispositions des articles R2314-5 et suivants du code du travail. Il sera tenu à la disposition au sein du service Ressources Humaines au siège de Valenciennes et sera également mis à disposition dans l’espace dédié sur notre intranet. \n\nLes parties reconnaissent que les modalités de vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral. \nConformément aux dispositions légales, il est prévu de réaliser un contrôle du système de vote par une expertise indépendante avant le processus électoral afin de contrôler le respect du cadre légal.\n\nDe plus, la CPAM du Hainaut devra accomplir les formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés et en informera les organisations syndicales.\n\n1.3 Listes électorales\n\nLa Direction établira un fichier « listes électorales » qui précise les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, l’âge, la date d’entrée dans l’organisme, et le collège d’appartenance.\n\nLa Direction transmettra ce fichier au Prestataire.\n\n\n1.4 Liste de candidats et bulletins de vote\n\nLes listes des candidats et les professions de foi, établies en respect des caractéristiques imposées par le Prestataire, seront envoyées à la Direction, qui les transmettra, en l’état, au Prestataire.\n\nLe Prestataire assurera la programmation des pages web sur le serveur de vote, et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats, des professions de foi et des logos conformes à ceux présentés et transmis par les organisations syndicales. \n\nLe Prestataire veillera à ce que les dimensions des bulletins de vote et la police utilisée soient uniformes pour toutes les listes, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats. \n\nUne vérification en amont est prévue pour l’employeur et les représentants désignés. \n\n1.5 Plan de communication\n\nUn plan de communication interne à destination des salariés sera mis en œuvre en amont et pendant le scrutin pour sensibiliser les électeurs à cette technique de vote.\n\n· En amont du scrutin :\n\n· Informations sur les conditions et les règles du vote en ligne.\n· Information de la date d’envoi des codes/identifiants de vote par le prestataire.\n· Messages ciblés sur miam, par messagerie professionnelle et par envoi postal aux personnes absentes durant notre période de campagne électorale.  \n\n· Pendant le scrutin :\n\nAfin d’obtenir toutes informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de l’expression de leur vote, les électeurs pourront appeler la cellule d’assistance technique du Prestataire mise en place pendant toute la durée du processus du vote électronique. \nCette cellule est chargée de veiller au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote.\n\nDurant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes d’accès. \n\nParallèlement, il pourra être adressé par la Direction un mail à l’ensemble des agents qui rappelle l’importance des élections.\n\n1.6 Lieux et durée du scrutin\n\nLes électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de façon confidentielle, pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou d’un lieu de leur choix, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. \n\nAfin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur une même semaine, et ce conformément au calendrier qui sera défini dans le protocole d’accord préélectoral. \n\nToutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entrainera aucune réduction de salaire.\n\n\nArticle 2 : Déroulement des opérations de vote\n\n\n2.1 Modalités d’accès au serveur de vote \n\nChaque électeur recevra avant le scrutin, à son domicile ou sur une adresse mail selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole préélectoral, un moyen d’authentification confidentiel : un identifiant et un code secret générés de manière aléatoire par le Prestataire selon des modalités garantissant la confidentialité du vote.\nL’envoi de ce matériel sera réalisé conformément au calendrier qui sera défini dans le protocole d’accord préélectoral.\n\nConformément aux recommandations de la CNIL, l’envoi du code d’accès et du mot de passe sera fait par 2 envois séparés, dont le mode d’envoi sera différent et précisé dans le protocole d’accord préélectoral. \n\nLors de la connexion, un troisième identifiant consistant en une question dont le salarié est le seul à connaître la réponse (sont ainsi exclus la date de naissance, le numéro d’agent et tout élément facilement décelable par un tiers) sera demandé au salarié. \n\nEn cas de perte ou de non-réception de ce courrier, l’électeur pourra s’adresser à la hotline du Prestataire. \n\nL’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l‘utilisateur des identifiants de connexion. Toute personne non reconnue par le système n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.\n\nUne fois connecté, l’électeur pourra voter. Seules les listes correspondant à son collège et à son établissement lui seront présentées.  \nLa confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique. \nUn accusé de réception sera à disposition de chaque votant à l’issue du vote, et confirme l’enregistrement définitif de son vote. \n\nLa liste d’émargement enregistre les données suivantes : noms et prénoms des électeurs ayant voté, date et heure du vote.\n\nLa liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.\n\n2.2 Le scellement\n\nAfin de répondre à ses obligations techniques et légales, le Prestataire formera les élus et les membres du bureau de vote sur le système de vote électronique retenu, avant l’ouverture du vote.\n\nLe scellement des urnes électroniques a pour effet de :\n· Figer les données de l’élection (fichier électeur, fichiers candidats, professions de foi, etc.).\n· Remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que celles-ci soient vides. \n· Créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote. \n\n\n2.3 Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin\n\nAfin de répondre aux exigences légales et réglementaires, il est mis en place deux systèmes informatiques distincts pour :\n· Les éléments d’identification des électeurs, et\n· Le contenu du vote. \n\nLe vote de l’électeur sera crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.\n\nLe processus mis en œuvre par le Prestataire garantira ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.\n\nIl est précisé qu’aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.\n\n2.4 Dispositif de secours\n\nEn cas de panne du dispositif principal, un dispositif de secours est mis en place, à savoir que chaque serveur du système de vote est répliqué en temps réel sur un serveur miroir dans le second centre d’hébergement du Prestataire faisant office de sauvegarde et de relais. Ce système offre donc les mêmes garanties que le système principal, et est totalement transparent pour l’utilisateur puisqu’aucune interruption de service ou baisse de la qualité de service ne pourra exister.\n\n\n2.5 Signature et conservation\n\nA l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote. \n\nElles seront, ensuite, placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par l’employeur.\n\nCette enveloppe sera détruite à l’issue de la période de recours. \n\nConformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le Prestataire conservera, également, sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. \nLa procédure des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau. \nA l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le Prestataire, après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procédera à la destruction des fichiers supports. \n\n\n2.6 Vote par correspondance\n\nLa solution de vote électronique étant accessible depuis tout terminal disposant d’un accès internet (smartphones, tablettes, ordinateurs personnels et/ou professionnels), l’option du vote par correspondance a été écartée.  \n\nArticle 3 : Dispositions diverses\n\n3.1 Communication aux salariés\n\nLe présent accord sera consultable sur l’intranet de la CPAM du Hainaut. \n\n3.2 : Rendez-vous et suivi de l’application du présent accord\n\nEn vue du suivi de l’application du présent accord, les parties conviennent de se revoir à chaque opération électorale. \n\n\n\n\n3.3 : Révision et durée de l’accord\n\nLe présent accord est conclu pour une durée indéterminée et s’appliquera à chaque nouvelle échéance électorale concernant le renouvellement des membres du Conseil et des membres du Comité Social et Economique. Il entrera en vigueur le jour suivant son agrément. \n\nCet accord pourra être révisé ou dénoncé conformément aux conditions légales. \n\n\n3.4 : Dépôt et publicité de l’accord\n\nLe présent accord sera envoyé sous format dématérialisé à la Direction de la Sécurité Sociale dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux conformément à l’article D.224-7-3 du Code de la Sécurité Sociale.\nL’agrément sera réputé accordé en l’absence d’un retour de la DSS à l’issue d’un mois après avis du Comex. \nLe présent accord fera l’objet des formalités de dépôts à la DREETS via la plateforme de télé procédure du Ministère du travail. \nIl sera également déposé à la diligence de l’organisme au secrétariat greffe du Conseil des Prud’hommes de Valenciennes dans les conditions de forme et de délai prévues par les textes en vigueur. \nUn exemplaire de l’accord est remis à chaque organisation syndicale représentative au sein de l’organisme. \n\n\nFait à Valenciennes, le     \nEn 5 exemplaires.\n\n\n\n\nPour la CPAM du HAINAUT\n\n\nLe Directeur\n\n\n\n\n\n\n\n\n\nLes Délégués syndicaux\n\n\n\n\nPour la CFDT\t\t\t\t\t\t\t\n\t\t            \n\n\nPour la CGT\t\t\t\t\t\t\t\t\t\n\n\nPour FO\n\n\n\n\n\t\n\tPage 7",
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