OTV

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      "content": "PROTOCOLE D'ACCORD PRÉÉLECTORAL\n\nElections des membres de la délégation du personnel \nau Comité Social et Économique (CSE) de l’UES OTV\n\n\n\n\nEntre d’une part,\nLes sociétés de l’UES OTV (VWS Support, OTV International, OTV et Solys), 1 place Montgolfier 94417 Saint Maurice Cedex, représentées par Mr X, Directeur des Ressources Humaines.\n\nEt d’autre part,\nLes Organisations Syndicales suivantes :\n\nCFDT  : représentée par Mr X, Délégué syndical,\nUNSA  : représentée par X, Délégué syndical.\nCGT : représentée par Mr X, Représentant de Section Syndicale FNSCBA CGT.\n\n\nIl est préalablement rappelé qu’il a été conclu :\n  \n· en date du 17 novembre 2022, un accord collectif à durée indéterminée sur l’adoption du système de vote électronique pour les élections professionnelles du CSE.\n\n· en date du 20 novembre 2025, un accord collectif relatif à la mise en place et au fonctionnement du Comité social et économique (CSE) pour une durée de 4 ans à compter de février 2026. Comme énoncé dans le préambule cet accord, les Organisations Syndicales Représentatives de l’entreprise ont souhaité conserver :\n· une représentation centralisée avec la mise en place d’un Comité social et économique (CSE) unique couvrant l’ensemble des sociétés qui constituent l’UES OTV. Au titre de la représentation du personnel, l’UES OTV constitue donc un établissement unique.\n· un dialogue de proximité avec des représentants de proximité désignés par le CSE au sein de périmètres.\n\n\nDans la continuité de ces accords, les Organisations Syndicales ont été invitées à négocier le présent protocole d’accord préélectoral au cours des réunions des 5 et 24 novembre 2025 pour définir les modalités de la prochaine élection des membres de la délégation du personnel au CSE de l’UES OTV, à savoir :\n· le nombre et la composition des collèges électoraux\n· la répartition des sièges entre les différents collèges \n· les modalités d’organisation et le déroulement des opérations électorales\n\nSOMMAIRE\n\nArticle 1 - Effectif de référence pour l’élection\t3\nArticle 2 - Nombre, composition des collèges électoraux et répartition des sièges\t3\n2.1 Nombre de sièges à pourvoir\t3\n2.2 Composition des collèges électoraux\t3\n2.3 Répartition des sièges entre les collèges\t4\nArticle 3 - Electorat\t4\nArticle 4 - Liste électorale\t5\nArticle 5 - Éligibilité\t5\nArticle 6 - Listes de candidats\t5\n6.1 Constitution des listes de candidats\t5\n6.2 Représentativité équilibrée entre les femmes et les hommes\t6\n6.3 Dépôt des listes de candidats\t7\n6.4 Représentants des listes de candidats (délégués de liste)\t7\nArticle 7 - Propagande électorale\t7\nArticle 8 - Dates et horaires des élections\t8\nArticle 9 - Recours à un prestataire extérieur pour le vote électronique\t8\nArticle 10 - Cellule d'assistance technique\t8\n10.1 Rôle du représentant du Prestataire\t8\n10.2 Rôle du gestionnaire de l’élection\t9\nArticle 11 - Bureau de vote\t9\n11.1 Constitution du bureau de vote\t9\n11.2 Désignation des membres du bureau de vote\t9\n11.3 Enregistrement et communication des listes des membres du bureau de vote\t10\n11.4 Formation du bureau de vote\t10\n11.5 Gestion des clefs de chiffrement\t11\nArticle 12 - Observateurs\t11\nArticle 13 - Matériel de vote\t11\nArticle 14 - Assistance électeurs\t11\nArticle 15 - Déroulement du vote électronique\t12\nArticle 16 - Accompagnement et information des salariés\t13\nArticle 17 - Suivi des opérations électorales\t13\n17.1 Accès aux listes d'émargement\t13\n17.2 Résultats partiels\t13\n17.3 Accès au taux de participation\t13\nArticle 18 - Modalités de traitement des résultats et procès verbaux\t14\n18.1 Procédure de dépouillement\t14\n18.2 Procès-verbaux\t14\nArticle 19 - Conservation et destruction des fichiers support\t14\nArticle 20 - Formalités de déclaration et accès aux données personnelles\t15\nArticle 21 - Elections partielles\t15\nArticle 22 - Durée du protocole d’accord préélectoral\t15\nArticle 23 - Dépôt et publicité\t15\nAnnexe : Planning récapitulatif prévisionnel des opérations électorales\t17\nAnnexe : Description détaillée du fonctionnement de VOXALY-DOCAPOSTE\t18\n\n\n\n\nArticle 1 - Effectif de référence pour l’élection\n\nLes effectifs retenus pour le calcul du nombre de sièges à attribuer dans le cadre de l’élection sont les effectifs prévus à la date du premier tour du scrutin.\n\nL’effectif de référence pour chaque élection inclut, conformément aux articles L. 1111-2 du Code du travail, en plus des salariés en contrat à durée indéterminée, les salariés sous contrat à durée déterminée, les travailleurs temporaires, ainsi que les salariés mis à disposition par des entreprises extérieures présents dans les locaux de l’entreprise depuis au moins 12 mois, au prorata de leur temps de présence dans l’entreprise au cours des 12 mois précédents, à l’exception des contrats conclus pour le remplacement d’un salarié absent ou pour celui d’un contrat de travail suspendu.\n\nL’effectif total de référence pour les élections des membres de la délégation du personnel au CSE est de 894,44.\n\nArticle 2 - Nombre, composition des collèges électoraux et répartition des sièges\n\n2.1 Nombre de sièges à pourvoir \n\nConformément à l’article L. 2314-1 du Code du travail, il est élu autant de représentants suppléants que de titulaires. L’effectif de référence étant supérieur à 800 et inférieur à 900, les sièges à pourvoir sont donc au nombre de :\n\n· 15 pour les membres Titulaires,\n· 15 pour les membres Suppléants\n\n2.2 Composition des collèges électoraux\nAfin de tenir compte de la répartition des effectifs de l’Entreprise, les parties signataires ont décidé, conformément aux dispositions prévues par les articles L. 2314-11 et suivants du code du travail que les électeurs seraient répartis en deux collèges électoraux :\n\n\nDans le 1er Collège (Ouvriers, Employés, Techniciens et Agents de Maîtrise) :\n\n· Les Ouvriers, tels qu'ils sont définis dans la Convention Collective Nationale des Ouvriers des Travaux Publics.\n\n· Les Employés, Techniciens et Agents de Maîtrise tels qu'ils sont définis dans la Convention Collective Nationale des ETAM des Travaux Publics.\n\n· Les Ouvriers, Employés, Techniciens et Agents de Maîtrise jusqu’au groupe d’emplois E, hors salariés exerçant des fonctions d’encadrement, tel qu'ils sont définis dans la Convention Collective Nationale de la Métallurgie.\n\nL’effectif de référence de ce collège est de 205,28.\n\n\n\n\nDans le 2ème Collège (Ingénieurs et Cadres) :\n\n· Les Ingénieurs et Cadres, tels qu'ils sont définis dans la Convention Collective Nationale des Cadres des Travaux Publics.\n\n· Les salariés à partir du groupe d’emplois F et salariés exerçant des fonctions d’encadrement du groupe d’emploi E, tels qu’ils sont définis dans la Convention Collective Nationale de la Métallurgie.\n\nL’effectif de référence de ce collège est de 689,16.\n\n2.3 Répartition des sièges entre les collèges\nLe nombre de sièges à pourvoir par collège et par type de siège sont établis comme suit : \n\n\tCollèges électoraux\n\tEffectifs\n\tNombre de sièges\n\n\t\n\t\n\tTitulaires\n\tSuppléants\n\tTotal\n\n\tCollège 1 “non cadres” (Ouvriers, Employés, Techniciens et Agents de Maîtrise)\n\t205,28\n\t4\n\t4\n\t8\n\n\tCollège 2 “cadres” (Ingénieurs et Cadres)\n\t689,16\n\t11\n\t11\n\t22\n\n\tTotal\n\t894,44\n\t15\n\t15\n\t30\n\n\n\n\nArticle 3 - Electorat\nConformément à l’article L.2314-18 du code du travail sont électeurs les salariés :\n· âgés de 16 ans révolus ;\n· travaillant 3 mois au moins dans l'entreprise (ancienneté Veolia) ;\n· ne faisant l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.\n\nLes conditions d’électorat s’apprécient à la date d’ouverture du premier tour du scrutin.\n\nDe plus, conformément aux articles L. 1111-2 et L. 2314-23 du Code du travail, les salariés mis à la disposition des sociétés composant l’UES OTV par des sociétés extérieures, présents dans les locaux des sociétés composant l’UES OTV et y travaillant depuis au moins un an, peuvent être électeurs s'ils ont acquis une durée de présence de 12 mois continus. \nDès lors, les salariés satisfaisant à ces conditions peuvent choisir d'exercer leur droit de vote au sein de l'UES OTV ou au sein de la société qui les emploie, après avoir été interrogés par celle-ci sur leur choix de vote. \nPour ce faire, la DRH contacte les entreprises concernées afin qu’elles puissent se mettre en relation avec leurs salariés. Ces derniers devront indiquer, au plus tard le 10 décembre 2025, s’ils entendent faire usage de leur droit de vote à ces élections. Sans réponse de leur part au-delà de cette date, ils seront réputés ne pas avoir souhaité participer aux élections professionnelles au sein de l’UES OTV.\n\n\tCollèges électoraux\n\tProportion \nde femmes\n\tProportion d’hommes\n\tTotal\n\n\tCollège 1 “non cadres” (Ouvriers, Employés, Techniciens et Agents de Maîtrise)\n\t41%\n\t59%\n\t100%\n\n\tCollège 2 “cadres” (Ingénieurs et Cadres)\n\t36%\n\t64%\n\t100%\n\n\n\nArticle 4 - Liste électorale\nLa liste électorale sera portée à la connaissance des salariés sur l’Intranet de l’entreprise dans la page RH “dialogue social” conformément au calendrier électoral figurant en annexe du présent protocole.\nLa liste électorale sera établie par collège et comprendra pour chaque inscrit les données suivantes : civilité, nom,  prénom,  ancienneté Groupe,  mention de l’éligibilité.\n\nIl est convenu avec les Organisations Syndicales de ne pas y faire figurer l’âge étant entendu qu’aucun salarié de l’entreprise n’a moins de 18 ans. La liste électorale, contenant l’âge, est consultable sur simple demande en s’adressant au Gestionnaire de l’élection X, \n\nConformément à la législation en vigueur, la liste électorale est établie pour les deux tours du scrutin.\n\nChaque salarié est invité à vérifier l’exactitude des renseignements apportés sur la liste et doit adresser toute demande de correction par email, avec accusé de lecture, à X et ce avant le 6 janvier 2026 avant 12h.\n\n\nArticle 5 - Éligibilité\nConformément à l’article L.2314-19 du code du travail sont éligibles, à l'exception des conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur, les électeurs :\n· âgés de 18 ans révolus ;\n· travaillant dans l'UES OTV depuis au moins un an.\n\nLes conditions d’éligibilité s’apprécient à la date d’ouverture du premier tour du scrutin.\n\nNe sont également pas éligibles les personnes ayant délégation pour présider les réunions du CSE ainsi que les salariés représentant l’entreprise devant le CSE.\n\nLes salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l’une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature.\n\n\nArticle 6 - Listes de candidats\n\n6.1 Constitution des listes de candidats\nLes listes de candidats indiqueront le collège et le type de siège (titulaire ou suppléant) concernés, les noms et prénoms des candidats, leur ordre de présentation, leur appartenance syndicale le cas échéant. \nUn même salarié pourra être candidat aux fonctions de titulaire et de suppléant, mais sera élu en premier lieu comme titulaire et subsidiairement comme suppléant. \nLes listes peuvent comporter un nombre de candidats inférieur au nombre de sièges à pourvoir mais ne doivent pas comporter plus de candidats qu’il n’y a de sièges à pourvoir dans chaque collège. \n\nPour le premier tour, il est rappelé que seules les listes présentées par les Organisations Syndicales sont admises.\nEn cas de liste commune, si une répartition des voix est prévue, elle devra être communiquée lors du dépôt des listes de candidats.\nUn second tour, indépendamment pour chaque scrutin, sera mis en place lorsque :\n· Le nombre de suffrages valablement exprimés est inférieur à la moitié des électeurs inscrits au 1er tour (quorum non atteint), \n· Il y a eu carence de candidatures au 1er tour,\n· Une vacance des sièges subsiste à l’issue du 1er tour.\nSi un second tour doit avoir lieu, les électeurs seront informés.\nEn cas de second tour, des listes de candidatures libres, autres que syndicales, peuvent être présentées, si son auteur remplit les conditions d’éligibilité comme précisé à l’article 5 du présent accord.\nLes listes déposées par les Organisations Syndicales lors du premier tour seront considérées comme maintenues en cas de second tour, sauf indication contraire de leurs représentants.\n\n6.2 Représentativité équilibrée entre les femmes et les hommes\nIl est rappelé que les listes électorales doivent respecter les dispositions relatives à la représentation équilibrée entre les hommes et les femmes prévues par l’article L. 2314-30 du Code du travail.\n\n· Pour chaque collège électoral, les listes qui comportent plusieurs candidats doivent être composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale (cf article 3). \nAinsi, le nombre de candidats de chaque sexe attendu, pour une  liste complète de candidats, s’établit à 2 femmes et 2 hommes pour le collège 1 “non cadres” et de 4 femmes et 7 hommes pour le collège 2 “cadres”. Ces règles s'appliquent aux listes de candidats titulaires comme aux listes de candidats suppléants ;\n\n· Les listes de candidats doivent être composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes. Cette règle d’alternance n’impose pas que le premier candidat de la liste soit du sexe majoritaire, hors le cas où l’application des règles légales conduit à exclure totalement la représentation de l’un ou l’autre sexe ;\n\n· Lorsque l’application de la première règle ci-dessus n’aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux genres, il est procédé à l’arrondi arithmétique suivant :\n· Arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;\n· Arrondi à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.\n\n· En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprendra indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.\n\n· Lorsque l’application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l’un ou l’autre genre, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut, ne serait pas représenté. Toutefois, ce candidat ne peut être en premier position sur la liste.\n\nCes règles s'appliquent aux listes de candidats titulaires comme aux listes de candidats suppléants. Ces dispositions ne s’appliquent pas aux candidatures libres présentées au second tour des élections professionnelles.\n\n6.3 Dépôt des listes de candidats \nLes listes de candidatures, pour le premier comme le second tour, devront être adressées conformément au calendrier électoral :\n\n· par mail avec accusé de lecture à : X\n\n· ou remises en main propre contre récépissé à la DRH auprès de X ou X ou X (6eme étage du bâtiment Aquarène à Saint-Maurice)\n\nToute autre forme de dépôt ne sera pas prise en considération.\n\nConformément au calendrier électoral figurant en annexe, la date limite de remise des listes de candidats est fixée au :\n· Jeudi 18 décembre avant 12h pour le 1er tour\n· Jeudi 22 janvier 2026 avant 16h en cas de 2nd tour\n\nLes listes de candidats seront affichées sur les panneaux d’affichages conformément au calendrier figurant en annexe. Elles seront également publiées sur le site de vote et pourront être consultées par les électeurs.\n\nLes listes de candidats seront présentées sur le site de vote dans l’ordre alphabétique des noms des organisations syndicales dépositaires ou dans l’ordre alphabétique des noms des listes en l’absence d’étiquette syndicale.\n\n6.4 Représentants des listes de candidats (délégués de liste)\nChaque liste de candidats pourra se faire représenter dans le cadre de l'élection par un candidat de la liste. Les représentants des listes se feront connaître lors du dépôt des listes. \nConformément aux dispositions de l’article R.2314-15 du code du travail, lors de chaque tour, les représentants des listes de candidats seront invités par la cellule d’assistance technique à participer à la réunion de contrôle des données et de test du système de vote d'une part, à la réunion de dépouillement, lecture et proclamation des résultats d'autre part.\n\nArticle 7 - Propagande électorale\nLa propagande électorale antérieure au premier tour est réservée aux syndicats ayant déposé une ou plusieurs listes de candidats. L’usage de la messagerie se fera conformément à l’accord sur l'exercice du droit syndical au sein de l’UES OTV signé le 27 novembre 2019.\nEn cas de second  tour, la propagande électorale sera ouverte à toutes les listes de candidats. \n\nLes professions de foi des listes de candidats devront être communiquées au Gestionnaire de l’élection sous la forme d'un fichier PDF A4 de moins de 2 Mega octets, recto/verso en noir et blanc ou en couleur, avant la date limite définie dans le calendrier électoral. Elles devront faire l'objet d'un fichier distinct de celui des listes de candidats.\nLes professions de foi seront publiées sur le site de vote et accessibles aux électeurs. Les fichiers seront publiés en l'état, la mise en page et le sens d'affichage relevant de la responsabilité des candidats. \nLa publication des professions de foi sur le site de vote remplacera tout envoi par courrier aux électeurs.\nLes logos éventuels déposés par les représentants des listes de candidats devront être au format PNG, taille de 200 pixels de côté et d'un poids inférieur à 500 Ko.\n\nLa centralisation des professions de foi se fera par l’intermédiaire de la DRH qui se chargera de les transmettre au Prestataire de vote. Elles devront être adressées par mail avec accusé de lecture à X , au plus tard :\n\n· Jeudi 18 décembre avant 12h pour le 1er tour\n· Jeudi 22 janvier 2026 avant 16h en cas de 2nd tour\n\nArticle 8 - Dates et horaires des élections\nLe premier tour du scrutin sera ouvert du mardi 13 janvier 2026 à 10h00 au lundi 19 janvier 2026 à 12h00.\n \nSi un second tour est nécessaire, le scrutin sera ouvert du mardi 27 janvier 2026 à 10h00 au lundi 02 février 2026 à 12h00.\nArticle 9 - Recours à un prestataire extérieur pour le vote électronique\nLes Parties signataires conviennent de confier la mise en œuvre du dispositif de vote électronique à la société VOXALY-DOCAPOSTE, prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation des élections professionnelles (ci-après dénommée « le Prestataire »).\n\nLe système de vote électronique étant accessible par l’ensemble des salariés, aucun autre moyen de vote ne sera mis en place. \nPour les salariés n’ayant pas d’ordinateur professionnel dédié, un poste sera mis à leur disposition dans les locaux, en libre-service, avec une connexion au site de vote.\n\nLa description détaillée du fonctionnement du système de vote figurent en annexe du présent protocole.\n\n\nArticle 10 - Cellule d'assistance technique\n\nConformément aux obligations légales, une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place dans le cadre de l’élection. La cellule d’assistance technique sera composée :\n\n· d’un représentant du Prestataire, ci-après dénommé « le représentant du prestataire ».\n· d’un représentant des sociétés composant l’UES OTV, ci-après dénommé « le gestionnaire de l’élection ».\n\n10.1 Rôle du représentant du Prestataire\n\nLe Représentant du prestataire sera chargé du bon fonctionnement du système de vote pendant toute la durée des opérations électorales. \nA ce titre, il surveillera le fonctionnement et prendra toute mesure nécessaire pour assurer la sécurité, la continuité et l’intégrité du système de vote, conformément aux règles de sécurité mises en place par le Prestataire. \nDe plus, il sera le point de contact du gestionnaire de l’élection auprès du prestataire pour toute question relative au fonctionnement du système de vote et conseillera cette dernière sur la bonne utilisation du système de vote.\n\n10.2 Rôle du gestionnaire de l’élection\n\nLe gestionnaire de l’élection sera chargé de la bonne utilisation du système de vote et de l’organisation des opérations électorales au sein de l’UES OTV. \n\nA ce titre :\n· Il communiquera au prestataire l’ensemble des données et des documents électoraux et contrôlera l’importation de ces éléments par le prestataire au sein du système de vote.\n· Il organisera les séances de contrôle des données et de test du système de vote, dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats, et convoquera les participants concernés.\n· Il veillera, pour ce qui concerne les moyens mis en œuvre par les sociétés composant l’UES OTV, à l’efficacité de la communication auprès des électeurs et des parties concernées pendant les opérations électorales.\n· Il sera le point de contact du prestataire au sein de l’UES OTV et sollicitera ce dernier sur toute question relative au fonctionnement et à l’utilisation du système de vote.\nLe statut de gestionnaire de l'élection ne donnera aucun droit d'accès à des informations confidentielles dans le cadre de l'élection, telles que les identifiants et mots de passe des utilisateurs. \n\nLe rôle du gestionnaire de l’élection est compatible avec le statut d’électeur.\n\nAfin de garantir l'indépendance du gestionnaire de l'élection vis-à-vis des listes de candidats, celui-ci sera dans la mesure du possible désigné parmi les salariés - électeurs ou non - ne se destinant pas à figurer dans une liste de candidats. De même, le gestionnaire évitera, dans la mesure du possible, d'être membre du bureau de vote.\n\nLe gestionnaire de l’élection est X, Directrice du Développement Social .\n\nArticle 11 - Bureau de vote\n\n\n\n\n\n\n11.1 Constitution du bureau de vote\n\nUn bureau de vote unique composé d’un Président et de deux assesseurs sera constitué pour l’ensemble des collèges. A défaut d’accord entre les membres du bureau de vote, le plus âgé sera désigné Président.  Le même bureau de vote siègera pour chaque tour du scrutin.\n\n\n11.2 Désignation des membres du bureau de vote\n\nSeul un électeur pourra être membre du bureau de vote.\n Le fait de se porter candidat n'est pas compatible avec la fonction de membre du bureau de vote.\n\nLe bureau de vote sera composé de 3 électeurs volontaires pour exercer les fonctions correspondantes. Les trois premiers salariés qui se seront portés volontaires seront désignés. \n\nDans l’hypothèse où aucun électeur ne se porterait volontaire, le bureau de vote sera alors composé des deux salariés électeurs les plus âgés et du salarié électeur le plus jeune basés sur le site de Saint-Maurice s’agissant du siège de l’entreprise où se déroule la formation du bureau de vote ainsi que le dépouillement des résultats.\n\nUn appel à candidatures sera fait le 17 décembre 2025 par la DRH pour connaître les électeurs souhaitant faire partie du bureau de vote. \n\n11.3 Enregistrement et communication des listes des membres du bureau de vote\n\nL’identité et le rôle (assesseur ou président) de chaque membre du bureau de vote seront enregistrés dans le système de vote. \n\nLes membres du bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :\n· Les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi),\n· Les compteurs des votes et l’évolution du taux de participation,\n· Le journal des événements,\n· Le code de scellement du système de vote.\n\nLes membres du bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats. A ce titre : \n· Ils seront invités à la réunion de contrôle des données et de test du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement seront générées,\n· Ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote,\n· Ils seront alertés par la cellule d'assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile,\n· Ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :\n?? ils autoriseront le dépouillement des urnes à l'aide de leurs clés de déchiffrement,\n?? ils proclameront les résultats, signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.\n\n11.4 Formation du bureau de vote\n\nConformément aux obligations légales, les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote. Cette formation sera dispensée via :\n\n· La présentation du système de vote et les explications fournies lors de la séance de contrôle des données et de test du système de vote.\n· Les informations contenues dans la note d’information à l’attention de l’ensemble des électeurs.\n· L’annexe du protocole d’accord préélectoral sur le fonctionnement du système de vote.\n11.5 Gestion des clefs de chiffrement\nLors de sa formation, le bureau de vote générera trois clés de déchiffrement (une pour chaque membre du bureau). \nDurant la période de vote l’ensemble des suffrages exprimés sont chiffrés dès leur expression et conservés dans le système de vote. \nSeuls les détenteurs des clés de déchiffrement pourront, après clôture, déchiffrer les suffrages pour accéder aux résultats. Au moins 2 des 3 clés de déchiffrement sont nécessaires pour générer les opérations de dépouillement des urnes.\n\n\nArticle 12 - Observateurs\n\nAfin de favoriser le contrôle et la transparence du processus électoral, certaines personnes pourront exercer le rôle d’« Observateur» au cours de l'élection. Il est convenu que les personnes suivantes auront le statut d’observateur au cours de l’élection :\n\n· Le gestionnaire de l’élection, représentant la DRH\n· Les représentants des listes de candidats (cf article 6.4),\n· Le prestataire VOXALY-DOCAPOSTE.\n\nLes observateurs auront accès, via le site de vote, aux informations suivantes, pour l’ensemble des scrutins :\n· Les listes de candidats et les éventuels documents attachés (professions de foi),\n· L’évolution du taux de participation au cours de la période de vote.\n\nLes observateurs disposeront d’un identifiant personnel leur permettant d’accéder au site de vote et de consulter les informations qui leur sont destinées. S’ils sont électeurs, cet identifiant sera différent de celui qui leur est attribué en tant qu’électeur.\n\n\nArticle 13 - Matériel de vote\nLe prestataire adresse à chaque électeur les éléments nécessaires à son authentification sur le système de vote par courrier simple à son domicile (adresse figurant sur son bulletin de paie).\nLe matériel envoyé contient l’adresse URL du site de vote et les instructions nécessaires pour s’authentifier.\nLes moyens personnels d’authentification utilisés au  1er tour restent valables dans l’éventualité  d’un  2nd tour et ne font pas l’objet d’un renvoi du matériel de vote.\nArticle 14 - Assistance électeurs\nEn cas de perte de ses moyens d’authentification, l’électeur pourra demander un réassort depuis le site de vote en renseignant plusieurs informations personnelles ou contacter l’assistance téléphonique.\nAux fins d’authentification pour garantir la confidentialité dans la transmission des informations auprès des salariés-électeurs, il est prévu que le gestionnaire de l’élection envoie préalablement à VOXALY-DOCAPOSTE un fichier reprenant les éléments suivants : nom, prénom, date de naissance, code postal d’habitation, ainsi qu’une donnée à caractère personnel robuste, information personnelle complémentaire connue de chaque salarié-électeur, à savoir les cinq derniers caractères de l’IBAN du compte bancaire à partir duquel est perçue la paie du salarié (donnée accessible si besoin par chaque salarié dans le “Kiosque RH”) ou donnée communiquée par le salarié mis à disposition souhaitant être électeur au sein de l’entreprise.\nCes données permettront de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’électeur afin de pouvoir répondre à sa demande.\nArticle 15 - Déroulement du vote électronique\nLa connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse communiquée dans le matériel de vote transmis auprès de l’électeur.\nLe déroulement est le suivant :\n· l’électeur peut accéder, 24 heures sur 24, au site de vote à partir de tout terminal connecté à internet.\n· Après identification sur le site de vote à l’aide de son code d’accès et la saisie d’une ou plusieurs données à caractère personnel (cinq derniers caractères de l’IBAN du compte à partir duquel est perçu sa paie, sa date de naissance), l’électeur est invité à saisir un numéro de téléphone de son choix afin de recevoir, par SMS ou via serveur vocal, son mot de passe. Après saisie conforme, le système affiche les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer.\n· Les listes sont affichées selon l’ordre alphabétique.\n· L’électeur choisit une élection. Les élections pour lesquelles il a déjà voté ne sont plus sélectionnables.\n· Le service affiche les listes des candidats pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur. l’électeur peut :\n· choisir une liste complète.\n·  raturer des candidats.\n· voter blanc.\n· Le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier.\n· L’électeur confirme son vote après avoir préalablement saisi le code défi demandé (sa date de naissance).\n· Un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote.\n\nUne fois le vote effectué, l’électeur peut à tout moment se reconnecter à la plateforme pour récupérer son accusé de réception de vote.\n\nA tout moment avant la confirmation de son vote, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre.\nDans le cas où son code d’accès est perdu ou non reçu, l’électeur peut demander l’envoi du nouveau code. Il est alors invité à saisir des données à caractère personnel : nom, prénom, date de naissance, code postal de domicile, cinq derniers caractères de l’IBAN du compte bancaire à partir duquel est perçue la paie du salarié (donnée accessible si besoin par chaque salarié dans le “Kiosque RH”) ou donnée communiquée par le salarié mis à disposition souhaitant être électeur au sein de l’entreprise, ceci pour renvoi sur l’adresse email de son choix.\nArticle 16 - Accompagnement et information des salariés\n\nLes dispositions suivantes seront prises pour que l’ensemble des salariés ait accès aux explications nécessaires pour voter, et puisse bénéficier d’une assistance éventuelle en cas de difficulté :\n\n· Les salariés seront informés du déroulement des élections professionnelles comme prévu en annexe du présent protocole. Chaque salarié disposera d’une note d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.\n\n· Les courriers contenant les identifiants personnels des électeurs rappelleront les plages horaires d’ouverture du vote et fourniront les informations nécessaires pour accéder au site de vote.\n\n· Un mode d’emploi du vote, décrivant à l’aide de copies d’écran les étapes à suivre pour voter et contenant le numéro au tarif local sans surcoût du Service Support de VOXALY-DOCAPOSTE, sera communiqué aux électeurs avec les codes d’accès au site de vote.\n\n· Le Service Support de VOXALY-DOCAPOSTE, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, répondra à toute question des électeurs relative au fonctionnement du site de vote et à l’expression du vote, et pourra assister à distance tout électeur en difficulté.\n\n\n\nArticle 17 - Suivi des opérations électorales\n\n17.1 Accès aux listes d'émargement\n\nConformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, les listes d'émargement ne seront disponibles qu’au moment du dépouillement pour édition et signature des membres du bureau de vote.\n\n17.2 Résultats partiels\n\nConformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement des scrutins.\n\n17.3 Accès au taux de participation\n\nPendant le déroulement des opérations électorales, le taux de participation sera accessible :\n\n· Aux membres du bureau de vote pour l'ensemble des scrutins,\n· Aux observateurs pour l'ensemble des scrutins,\n· Au gestionnaire de l’élection pour l’ensemble des scrutins.\n\nLes droits de consultation des utilisateurs seront enregistrés au sein du Système de vote. Les utilisateurs autorisés accèderont au taux de participation en se connectant au site de vote, à l'aide de leurs identifiants personnels.\n\nArticle 18 - Modalités de traitement des résultats et procès verbaux\n\n18.1 Procédure de dépouillement\nLe dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents, du gestionnaire de l'élection et du Prestataire.\nAprès activation des clés de déchiffrement, le système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.\n\nLe dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n’est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l’audience des candidats leur permettant d’être désignés pour des fonctions syndicales.\nEn cas de second tour, les mêmes modalités s’appliqueront.\n\n18.2 Procès-verbaux\nUn procès-verbal est établi permettant de faire état des résultats du scrutin. Deux exemplaires originaux sont signés par les membres du bureau de vote et se voient apposer le cachet de l’employeur.\nChaque liste ayant présentée des candidats peut se faire remettre une copie de ces procès-verbaux sur simple demande.\nLes résultats du vote sont télétransmis via le dispositif du prestataire au centre de traitement des élections professionnelles (CTEP). Une fois l’action réalisée, après réception de l’accusé de réception correspondant, l’employeur devra procéder au téléversement de la version scannée des procès-verbaux établis dans les quinze jours suivant la tenue des élections \nA l'issue du dépouillement, les listes d'émargement seront imprimées, signées par les membres du bureau de vote puis mises sous enveloppe. L'enveloppe scellée en séance sera conservée par le gestionnaire de l’élection. L'enveloppe sera détruite à l'issue de la période de recours.\n\nArticle 19 - Conservation et destruction des fichiers support\n\nConformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le Prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. \n\nLa procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.\n\nA l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, et après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, le prestataire procèdera à la destruction des fichiers supports.\nArticle 20 - Formalités de déclaration et accès aux données personnelles\n\nConformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004 et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des données des personnes à l’égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre des activités de traitement par l'Entreprise au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.\nConformément aux obligations légales, les utilisateurs du Système de vote pourront faire valoir leur droit d'accès, de rectification, d’opposition, de portabilité, d’effacement et de limitation aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité.\n\n\nArticle 21 - Elections partielles \n\nLa durée du mandat des membres de la délégation du personnel du comité social et économique sera de 4 ans à compter du 1er février 2026 au 31 janvier 2030. \n\nConformément à l’article L. 2314-10, des élections partielles sont organisées :\n\n· si un collège électoral n'est plus représenté,\n· ou si le nombre des membres titulaires de la délégation du personnel du CSE est réduit de moitié ou plus \n\nsauf si ces événements interviennent moins de 6 mois avant le terme du mandat des membres de la délégation du personnel du comité social et économique. \nLes élections partielles se déroulent alors pour pourvoir tous les sièges vacants dans les collèges intéressés, sur la base des dispositions en vigueur lors de l'élection précédente. Les candidats sont élus pour la durée du mandat restant à courir.\nSi des élections partielles devaient être organisées au cours de la mandature, elles se dérouleraient sur la base des dispositions du présent protocole.\n\nArticle 22 - Durée du protocole d’accord préélectoral\n\n\nLe présent protocole est conclu pour la durée de l’élection.\n\nArticle 23 - Dépôt et publicité \n\n\nCet accord est communiqué aux salariés par email accompagné de l’accord sur l’adoption du système de vote électronique pour les élections professionnelles du CSE au sein de l’UES OTV. Il est disponible sur l’Intranet de l’Entreprise qui est accessible à tout salarié ou sur demande auprès de la DRH.\n\nDès sa conclusion, le présent accord sera déposé, à la diligence de l’entreprise, sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail. Un exemplaire papier sera adressé au secrétariat du greffe du Conseil de Prud’hommes de Créteil par lettre recommandée avec accusé de réception.\n\n\nFait à Saint-Maurice, le 5 décembre 2025 par signature électronique répondant aux exigences du règlement européen n°910-2014 et de l’article 1367 du code civil.\n\n\n\n\n\nPour les sociétés de l’UES OTV\nLe DRH\n\n\n\n\n\n      Pour la CFDT\t                                   Pour l’UNSA \t                     Pour la CGT\n    Délégué Syndical                            Délégué Syndical \t                    Représentant de section syndicale\n  \n\n\n\n\n\n\nAnnexe : Planning récapitulatif prévisionnel des opérations électorales\n\n\t\nEtapes\n\tDates et heure\n\n\tSignature du protocole d'accord préélectoral\n\t05/12/2025 au plus tard\n\n\tAnnonce de l'élection au CSE\n\tdès signature du PAP\nau plus tard 05/12/2025\n\n\tAnnonce par email  de l'élection aux salariés accompagnée des accords sur le CSE, le protocole d’accord préélectoral et vote électronique\n\tdès signature du PAP\nau plus tard 08/12/2025\n\n\tDate limite de retour des salariés mis à disposition sur leur souhait de voter \n\t10/12/2025\n\n\tDiffusion aux salariés de la notice sur le déroulement des opérations électorales, les listes électorale et appel à candidatures pour constituer le bureau de vote\n\t17/12/2025\n\n\tDate limite de réception des candidatures volontaires pour constituer le bureau de vote \n\t23/12/2025 avant 12h\n\n\t1er tour\n\tDate limite de dépôt des listes établies par les Organisations Syndicales et des pièces attachées ainsi que de la désignation des observateurs\n\t18/12/2025 avant 12h\n\n\t\n\tAffichage des listes de candidats et des listes électorales (email, Intranet RH, sur sites)\n\t05/01/2026 au plus tard\n\n\t\n\tDate limite d’éventuelles corrections des listes électorales\n\t06/01/2026 avant 12h\n\n\t\n\tEnvoi par courrier des codes d’accès aux électeurs par Voxaly-Docaposte\n\t07/01/2026\n\n\t\n\tFormation et test du système de vote électronique \n\t08/01/2026 à 14h30\n\n\t\n\tRappel aux salariés des dates du 1er tour du scrutin (par email)\n\t12/01/2026\n\n\t\n\tOuverture du scrutin du 1er tour\n\tmardi 13/01/2026 à 10h00\n\n\t\n\tRelance auprès des salariés pour voter (par email)\n\t16/01/2026 \n\n\t\n\tClôture du scrutin du 1er tour\n\tlundi 19/01/2026 à 12h00\n\n\t\n\tDépouillement des résultats du 1er tour\n\t19/01/2026 à 12h05\n\n\t\n\tAnnonce aux salariés des résultats du 1er tour et de la représentativité syndicale (par email, sur Intranet RH, sur sites et sur le site de vote)\n\t19/01/2026\n\n\t\n2nd tour\n\tAppel à candidatures pour le 2nd tour si requis (par email, sur Intranet RH et sur sites)\n\t19/01/2026\n\n\t\n\tDate limite de dépôt des candidatures et pièces attachées\n\t22/01/2026 à 16h\n\n\t\n\tAffichage des listes de candidats (sur Intranet RH, sur sites et sur le site de vote\n\t23/01/2026\n\n\t\n\tRappel aux salariés des dates du 2nd tour du scrutin (par email)\n\t26/01/2026\n\n\t\n\tOuverture du scrutin du 2nd tour\n\tmardi 27/01/2026 à 10h00\n\n\t\n\tRelance auprès des salariés pour voter (par email)\n\t30/01/2026\n\n\t\n\tClôture du scrutin du 2nd tour\n\tlundi 02/02/2026 à 12h00\n\n\t\n\tDépouillement des résultats du 2nd tour \n\t02/02/2026 à 12h05\n\n\t\n\tAnnonce aux salariés des résultats du 2nd tour (par email, sur Intranet RH, sur sites et sur le site de vote)\n\t02/02/2026\n\n\tTélétransmission au centre de traitement des élections professionnelle et copie aux Organisations Syndicales\n\t16/02/2026 \n\n\n\nAnnexe : Description détaillée du fonctionnement de VOXALY-DOCAPOSTE\n\n1. Les exigences de sécurité pour le vote\n\nLa sécurité du scrutin est un enjeu majeur pour la réussite des élections. Nous présentons ci-dessous notre approche des différentes problématiques et les solutions appliquées.\n\n1.1. Anonymat\n\n1.1.1 L’anonymat lors des échanges Internet avec l’électeur\n\nSur la base de la liste électorale consolidée, le prestataire attribue à chaque électeur un code d’accès qui sert d’identifiant unique lors de l’authentification sur les services de vote. Ces codes d’accès sont générés de façon non prédictible.\nAu niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les informations de connexion, en bloquant toute tentative de recherches multiples.\nSur le site Internet, le nom, et toutes autres informations nominatives, ne sont jamais affichés.\n\n\n1.1.2 L’anonymat des votes et la confidentialité : séparation des informations nominatives du bulletin\n\nL’urne recueillant les suffrages et la liste d’émargement sont deux espaces totalement distincts. Il s’agit de deux espaces de stockage sans aucun lien, ni relation entre les deux.\nLorsque l’électeur confirme son vote, l’ensemble du traitement est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la tenue de la liste d’émargement et l’insertion dans l’urne.\nDe plus, ce traitement garantit l’intégrité du scrutin lors des accès simultanés. Il impose un ordonnancement séquentiel, empêchant, par exemple, un électeur de voter deux fois simultanément.\n\n\n1.1.3 La préservation de l’anonymat\n\nComme indiqué ci-dessus, chaque bulletin inséré dans l’urne ne comprend aucune référence (référence nominative ou référence technique) vers l’électeur. Par absence de référence, nous entendons aucun nom, aucune adresse, mais aussi aucun identifiant, ni même aucune empreinte d’un éventuel identifiant qui permettrait, par des traitements croisés ou de jointure, de pouvoir retrouver ultérieurement l’électeur. Le bulletin est totalement anonyme, même après la clôture. De plus, lorsque les bulletins sont extraits de l’urne, ils sont mélangés afin d’éviter toute tentative de rapprochement chronologique avec les émargements.\nL’anonymat est toujours préservé, même après le dépouillement et l’usage des clés de déchiffrement.\n\n\n1.2. Confidentialité et chiffrement\n\nPour garantir la confidentialité, VOXALY-DOCAPOSTE chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption. Le bulletin n'est ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif.\nDeux niveaux de chiffrement sont mis en place :\n· le chiffrement sur le poste de travail, via une implémentation locale en Javascript, est assurée afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement,\n· la totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se font selon le protocole HTTPS/TLS ou SSL.\n \nDe plus, afin de renforcer la confidentialité, toutes les étapes intermédiaires de construction du bulletin sont réalisées en local sur le poste de l’électeur, sans aucun échange avec le serveur.\nAinsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.\nCette architecture permet de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption.\n\n\n1.3. Intégrité\n\nPar intégrité, il faut entendre : « S’assurer que la saisie faite par le votant sera fidèlement retranscrite lors du dépouillement final ».\nL’application assure l’intégrité des votes :\n· après avoir exprimé son choix, l’électeur ne peut pas voter à nouveau pour la même élection,\n· un électeur ne peut pas voter aux élections auxquelles il n’est pas inscrit,\n· une tierce personne, non inscrite, ne peut pas voter.\n \nLa solution mise en œuvre est conçue pour garantir :\n· aucune altération lors de la saisie du vote Internet, via l’utilisation de HTTPS,\n· aucune altération entre la saisie et le dépouillement final, via le chiffrement des bulletins.\n\n\n1.4. Disponibilité\n\nLes services de vote par Internet sont accessibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.\nAfin de garantir la meilleure disponibilité, l’ensemble des équipements matériels est redondé.\nLe délai de rétablissement du service après une panne est garanti contractuellement par l’hébergeur de la plate-forme VOXALY-DOCAPOSTE.\nEn fonction des limites définies (nombre de connexions simultanées), le système est capable de surveiller son propre trafic entrant et de le limiter, afin de garantir des temps de réponse optimums et éviter des engorgements.\nLa disponibilité est mesurée et testée régulièrement pendant toute la période de vote sans perturber ni altérer la sincérité des suffrages.\n\n\n2. Le scellement du système et des données\n\nLe scellement a pour but de s’assurer de la stabilité dans le temps des différents éléments et dans le cas contraire, de détecter immanquablement toute modification, quelle qu’en soit la forme ou la justification et avertir les personnes concernées.\nCes différents éléments sont surveillés en comparant leurs empreintes courantes par rapport à un jeu d’empreintes de référence, stockées sur un support stable et non modifiable.\nChaque traitement de surveillance donne lieu à une trace. En cas de différence, une alerte est remontée auprès de la supervision.\nLe journal des traitements est associé à l'archive finale réalisée lors de la fermeture du vote.\n\n\n3. L’expertise\n\nDepuis le décret du 25 avril 2007 et les dernières recommandations CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, la plate-forme de vote VOXALY-DOCAPOSTE est régulièrement expertisée par des sociétés spécialisées et indépendantes, à la demande de nouveaux clients.\nCes expertises ont toutes mis en évidence l’adéquation des solutions VOXALY-DOCAPOSTE avec les exigences requises en matière de vote électronique, sécurité, confidentialité, anonymat et intégrité des scrutins.\n\n\n4. Recommandations CNIL\n\nLes principes fondateurs, les fonctionnalités, l’architecture fonctionnelle, applicative et technique du système de vote ont déjà été présentés à la CNIL à la division des affaires économiques.\nVOXALY-DOCAPOSTE a des échanges réguliers avec la CNIL afin que ses applications et leurs évolutions soient toujours en conformité avec les recommandations.\n\n\n\nProtocole d’accord préélectoral élections CSE UES OTV",
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