INTERGRAPH FRANCE

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      "content": "ACCORD TELETRAVAIL 2026 – Intergraph France SAS (réalisant ses activités sous le nom d’Octave France)\n\nIntergraph France S.A.S., réalisant ses activités sous le nom d’Octave France, dont le siège est à Rungis représentée par XXX, Vice-Président,\nD'UNE PART,\nET\nLe CSE\nD'AUTRE PART,\n\nTable des matières\t\nPréambule\t2\nCHAPITRE I – DEFINITION\t3\nCHAPITRE II – CONDITIONS D’ELIGIBILITE AU TELETRAVAIL\t3\nCHAPITRE III – LA MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL – CANDIDATURE AU TELETRAVAIL\t3\nCHAPITRE IV – L’ORGANISATION DU TELETRAVAIL\t5\nCHAPITRE V – EQUIPEMENTS DE TRAVAIL\t6\nCHAPITRE VI – DROITS INDIVIDUELS ET COLLECTIFS DU SALARIE EN TELETRAVAIL\t10\nCHAPITRE VII – SUIVI DE L’ACCORD\t10\nCHAPITRE VIII – ENREGISTREMENT ET PUBLICITE\t11\nANNEXE 1 – LISTE DES POSTES ELIGIBLES A L’ACCORD TELETRAVAIL\t12\nANNEXE 2 – CONSEILS AUX TELETRAVAILLEURS\t12\nANNEXE 3 – SENSIBILISATION GESTES ET POSTURES\t14\nANNEXE 4 : DROIT A LA DECONNEXION\t15\nANNEXE 5: Acceptable Use Policy (also accessible on SharePoint - EMEA Region Policies, Guidelines & Forms)\t16\nANNEXE 6 : Note explicative de la politique de « 30 days working abroad ».\t17\nANNEXE 7 : Bulletin d’Informations Salarié(e) Télétravail\t18\nANNEXE 8 : Attestation sur l’honneur de conformité électrique du domicile du/de la salarié(e)\t19\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\nPréambule \n\nLa société compte des catégories de salariés dont les commerciaux/services itinérants et d’autres salariés basés en Régions qui ne peuvent pas se rendre ou qui ne souhaitent pas travailler (à temps plein) dans un bureau de Intergraph France et de ce fait sont amenés à travailler ponctuellement de leur domicile, en dehors de leurs visites en clientèle, événements et/ou visites d'entreprises.\nLa réalisation de télétravail est aussi l’opportunité d’obtenir un meilleur équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle, permet une meilleure productivité/concentration durant les heures de travail, etc. Le télétravail est volontaire et ne peut donc être imposé. Il doit être fondé sur un accord mutuel.\n\nCette politique est aussi réalisée afin d’informer les salariés de leurs droits et de leurs obligations dans le cadre du télétravail.\nCet accord vise donc à permettre à ces salariés de travailler dans des conditions de travail optimales et sécurisées, à leur domicile principal. \nDe manière exceptionnelle, le domicile secondaire peut être utilisé, à la condition de communiquer au préalable l’adresse précise lorsque le/la salarié(e) y exécute sa prestation de travail et que ce lieu soit localisé en France (métropolitaine). Ce lieu de télétravail temporaire et exceptionnel devra respecter les conditions légales liées à la bonne réalisation du télétravail (garantir un non-danger pour la santé et la sécurité du salarié) – Une attestation sur l’honneur est demandée au salarié à cette fin (Annexe 7).\nQuel que soit le lieu de travail, le/la salarié(e) doit pouvoir permettre la confidentialité de son travail, comme décrit ci-dessous.\nPour information, toute demande de télétravail réalisé de l’étranger sera soumise au process de « 30 days working abroad » et devra donc être approuvée par le manager et l’équipe RH. La politique en question est présentée en anglais sur la page Sharepoint et une note explicative en Français est présente sur la page France de SharePoint. Cette note explicative est présente en annexe. \n\nLe présent accord est conclu dans le cadre des dispositions des articles L. 1222-9 et suivants du Code du travail et de l’ANI du 19 juillet 2005 et de celui du 26 novembre 2020.\n\nLe CSE est informé de cet accord et en est signataire.\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\nIl est convenu ce qui suit :\n\n\nCHAPITRE I – DEFINITION\n\nLe télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication\" (C. trav. art. L. 1222-9, I).\n\nL’entreprise met à disposition des collaborateurs travaillant en télétravail les équipements informatiques (détails listés ci-dessous, dans la partie II A du chapitre 5) et de communication nécessaire pour travailler dans de bonnes conditions.  \n\nEst qualifié de « Télétravailleur », tout salarié travaillant de son domicile selon les conditions et modalités définies par le présent accord.\n\n\nCHAPITRE II – CONDITIONS D’ELIGIBILITE AU TELETRAVAIL \n\nLe télétravail est ouvert à tous les salariés dont le poste et les activités sont compatibles avec ce mode d’organisation du travail. A date, le seul poste non éligible est celui d’Admin assistant (= Assistant administratif). Une liste des postes éligibles est aussi présente en Annexe 1 (fin de document).\nPar ailleurs, sont éligibles les salariés remplissant les conditions cumulatives suivantes : \n· Être en CDI ou en CDD (à noter qu’il peut également être étendu aux stagiaires et aux contrats en alternance (apprentissage et de professionnalisation)) *.\n· Être à temps plein ou à temps partiel d’au moins 28 heures hebdomadaires. \n\n* Les stagiaires et apprentis seront aussi éligibles à cette politique, sur la même base que les salariés présents en CDI/CDD, à l’exception du fait qu’il leur faudra, en plus des autres éléments cités dans cette politique, demander une autorisation auprès de leur école, puisque ces profils sont liés pas un contrat de travail tripartite entre l’entreprise, leur école et eux-mêmes.\n\nIl reviendra à la Direction des Ressources Humaines de déterminer si le salarié remplit les conditions d’éligibilité définies ci-dessus. \nDans ce cadre, nous rappelons aux salariés que le Code du travail prévoit que l'employeur qui refuse d'accorder le bénéfice du télétravail à un salarié qui occupe un poste éligible à un mode d'organisation en télétravail, dans les conditions prévues par accord collectif, motive sa réponse (C. trav. art. L. 1222-9, III). En cas de désaccord, une commission interne peut être envisagée. Celle-ci peut associer, en tout ou partie, un membre de l’équipe RH, le CSE, les managers et/ou la médecine du travail.\n\nCHAPITRE III – LA MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL – CANDIDATURE AU TELETRAVAIL\n\nLe télétravail s’inscrit dans une relation basée sur la confiance mutuelle entre le salarié et son responsable hiérarchique et sur la capacité du salarié à exercer son activité de manière autonome en dehors des locaux de l’entreprise. \nLe salarié souhaitant télétravailler pourra soumettre le Bulletin d’Informations Salarié(e) Télétravail, présent en annexe 6, complété et signé à l’équipe des Ressources Humaines, qui prendra un maximum de 15 jours calendaires pour répondre à ladite demande, avec confirmation écrite et signature \nEn cas d'absence de réponse de la part de l'employeur, l'absence de réponse vaudra pour acceptation.\nPour rappel, en cas de refus du télétravail à un salarié éligible selon l'accord, l'employeur doit motiver sa réponse (C. trav. art. L. 1222-9, III). \n\nNous précisons que les profils déjà en TT ne bénéficieront pas de manière rétroactive à l’indemnité (home office allowance) et autres avantages liés à cette politique.\n \nEn outre, l’organisation du télétravail ne doit pas porter atteinte au bon fonctionnement du service, de l’entreprise ou au maintien de l’efficacité du travail, ce qui donnerait le droit à un refus de la demande. Par exemple, le télétravail ne peut aucunement être une raison valable de ne pas assister à des réunions d’équipe ou d’aller à des rendez-vous clients.\n\nLe salarié n’aura donc pas d’activités personnelles et/ou familiales, (sport…) dans les créneaux horaires de télétravail. Pendant ses horaires habituels/contractuels de travail, le salarié se consacre exclusivement à son activité professionnelle. \n\nCas exceptionnels :\nCas 1 : les pics de pollution\nEn cas exceptionnel d’épisode de forte pollution, donc lorsque les normes de qualité de l'air mentionnées à l’article C. trav. art. L. 1222-9, II, 1° ne sont pas respectées ou risquent de ne pas l'être, les préfets en informent immédiatement le public selon les modalités prévues par la section 2 du chapitre Ier du présent titre et prennent des mesures propres à limiter l'ampleur et les effets de la pointe de pollution sur la population.\nEn accord avec les mesures préfectorales en cas de pic de pollution, et exclusivement pour les profils éligibles au télétravail, un/e salarié(e) peut réaliser une période de télétravail durant lesdits pics, avec l’accord écrit de son manager direct et du service RH. Dans les cas soudains, le/la salarié(e) devra immédiatement avertir son manager et le service RH.\nUne fois la période de pic de pollution passée, qu’elle soit intervenue soudainement ou non, les salariés concernés devront immédiatement reprendre leur rythme normal et usuel. Les dates de fins de périodes de pic de pollution sont communiquées comme leur date de début, par les mairies et préfectures (site internet, météo, …).\n\nCas 2 : Les salariés en situation de handicap, en situation de grossesse, et les salariés aidants d’un enfant, d’un parent ou d’un proche (Tel qu’imposé par le code du travail (C. trav. art. L. 1222-9, II, 5 ° et 6°).\nLes salariés en situation de handicap : \nLes modalités d'accès au télétravail pour les personnes en situation de handicap sont régies par plusieurs articles du Code du travail, notamment l'article L. 1222-9, qui stipule que le télétravail doit être accessible à tous, y compris aux personnes handicapées.\nSi un suivi particulier est nécessaire (points plus réguliers avec le manager) cela peut être réalisé, mais ne sera pas automatique, tous les salariés étant différents et les profils handicapés n’ayant pas systématiquement besoin de suivi plus poussé.\nDe même, une flexibilité est permise quant au télétravail réalisé par des personnes en situation de handicap (changement des jours de télétravail initialement demandés en cas de besoin (rdv médical, grève impactant les transports, …)). Mais cela n’est pas une obligation, simplement une option basée sur la demande du/de la salarié(e). \n\nDans le cas où un/e salarié(e) en situation de handicap fait une demande de télétravail, nous fournirons donc les aménagements adaptés et garantirons l'égalité des droits entre tous les types de télétravailleurs (handicapé ou non) et les salariés sur site.\nDe même, tout salarié en situation de handicap aura le droit de demander du temps de télétravail lorsque cela est nécessaire de par son handicap. Le refus du télétravail pour un/e salarié(e) en situation de handicap est possible et devra être motivé de manière justifiée.\n\nLe processus de demande de télétravail est le même que pour tout autre salarié(e) à l’exception du fait que si celle-ci est issue d’une nécessité médicale, l’avis médical devra être présenté au manager et à l’équipe RH lors de la demande.\n\nLes salariées en situation de grossesse :\nSelon la loi, un aménagement du poste de travail de la salariée enceinte peut être demandé dans les cas suivants : l’état de santé de la salariée le justifiant, le travail de nuit, l’exposition à des risques particuliers (produits toxiques par exemple).\nLe télétravail peut donc être mis en place par accord entre l'employeur et la salariée, ou par proposition par le médecin du travail, si le poste de travail n'est pas compatible avec l'état de grossesse de la salariée. \nLes recommandations du médecin traitant sont aussi les bienvenues, si nécessaires, même si le Code du travail ne prévoit pas la possibilité, pour le médecin traitant, d'imposer le télétravail, seul le médecin du travail étant habilité à préconiser des aménagements de travail au salarié (C. trav. art. R. 4624-31).\nDans le cas où le travail est issu d’un accord « salariée enceinte/employeur » ou d’une recommandation médicale, le processus sera le même que pour tout autre salarié/e, à l’exception de deux éléments :\n1 L’accord prendra fin lorsque la situation spécifique à ladite grossesse prendra fin. Cette fin sera mentionnée dans l’accord.\n2 La demande, si faite sous recommandation médicale, devra être faite avec le/les justificatifs appropriés (document fourni par la médecine du travail, le médecin traitant, le gynécologue, ...)\n\nLes salariés(es) aidants d’un enfant, d’un proche ou d’un parent, auront le même accès au télétravail que pour les salariés(es) non-aidants, et auront en sus un droit de flexibilité sur les jours de télétravail sélectionnés, de par les nécessités de leur rôle d’aidant (présence aux rendez-vous médicaux, urgence personnelles liées à leur rôle d’aidant, ...). Cette flexibilité n’empêche pas l’obligation d’information/validation auprès du service RH et du manager direct. Tout besoin de changement des dates habituelles de télétravail devra être transmise au service RH et au manager direct par mail, en amont de son application.\n\nCas 3: Cas exceptionnels (tempêtes, ...)\nLors de cas exceptionnels type tempête ou autre et lorsqu’il y a une obligation ou recommandation préfectorale ou gouvernementale, les salariés(es) sont autorisés à réaliser du télétravail selon les recommandations ou obligations sus mentionnées.\nDans ce type de cas, le CSE sera consulté si la mise en place de télétravail pour cas exceptionnel a un impact relatif à la continuité d'activité (Ani 26 novembre 2020, art. 7-1 ; C. trav. art. L. 2312-8). La réponse du CSE devra être livrée dans un délai permettant l’implémentation du télétravail tout en protégeant les employés, ces cas exceptionnels pouvant être urgents.\n\n\nCHAPITRE IV – L’ORGANISATION DU TELETRAVAIL \n\nI. Nombre, fréquence et répartition des jours de télétravail\nIl n’y a pas de restrictions.\nLe/la salarié(e) en télétravail s’organise en fonction de ses contraintes professionnelles et de ses visites clients (digitales et/ou en présentiel), autres types de réunions, et/ou des nécessités de l’entreprise, partiellement ou entièrement. \n\nII. Durée du travail, horaires et temps de repos \nPour chaque journée de télétravail, le salarié en télétravail effectue le temps de travail de référence qui lui est applicable. \nAinsi, le salarié dont la durée du travail est exprimée en heures ne sera pas amené à modifier sa durée et ses horaires de travail les jours de télétravail.\nLe salarié ayant conclu une convention individuelle de forfait en jours devra, organiser son temps de travail en respectant les durées minimales de repos quotidiens et hebdomadaires prévus par le Code du travail et les accords collectifs applicables, étant précisé que chaque jour télétravaillé correspond à une journée de travail.\n\nLa journée de télétravail est accomplie dans le cadre des règles applicables en matière de durée maximale de travail et de respect des repos quotidiens et hebdomadaires. \nLe/la salarié(e) devra donc :\n· Respecter le temps de pause : au minimum 30 minutes par jour\n· Respecter une durée de repos quotidien d’au moins 11 heures consécutives et de repos hebdomadaire d’au moins 35 heures consécutives\n· Respecter la durée maximale de travail quotidienne de 10 heures par jour \n\nModalités de contrôle du temps de travail/Régulation de la charge de travail\nL’entreprise s’engage à ce que la charge de travail, les délais d’exécution, les critères de résultats et la qualité de travaux qui seront exigés du collaborateur pendant les périodes de télétravail demeurent équivalents à ceux des salariés travaillant à partir d’un bureau d’Intergraph France. \n\nDe plus, l’entreprise met à disposition des salariés(es) des moyens de communications tels que les entretiens professionnels et les « 30x30 » (conversations mensuelles individuelles avec le responsable hiérarchique).\nLe/la salarié(e) et son manager peuvent aussi échanger lors de leur entretien individuel.\n\nEn tout état de cause, les résultats attendus en situation de télétravail sont équivalents à ceux qui auraient été attendus dans les locaux de l’entreprise. \n\nPendant les plages horaires communes de travail, autrement nommées « heures de bureau », le salarié est tenu de répondre au téléphone, de participer aux réunions téléphoniques ou aux visioconférences organisées par sa hiérarchie et de consulter sa messagerie selon le même rythme que celui auquel il s’astreint dans les locaux de l’entreprise.\nCes plages horaires dites « heures de bureau » sont de 09h00 à 18h00.\n\nIII. Sensibilisation au télétravail \n\nAfin de faciliter l’exercice du télétravail, l’entreprise s’assurera que tout nouveau collaborateur éligible au télétravail prenne connaissance des bonnes pratiques relatives au télétravail. Cette information présentera le télétravail tel qu’il est envisagé et pratiqué dans l’entreprise Intergraph France et les spécificités de ce mode d’organisation du travail, notamment en matière de protection de la santé et de la sécurité du personnel dans ce cadre. Cette sensibilisation portera à la fois sur les bonnes pratiques à mettre en œuvre pour télétravailler mais aussi sur l’ergonomie du poste de travail (cf annexes 2 et 3).\n\n\nCHAPITRE V – EQUIPEMENTS DE TRAVAIL\n\nI. Poste de travail \nA. Un espace conforme \nLe collaborateur doit avoir un espace de travail dédié au télétravail afin d’exercer sa fonction dans les meilleures conditions possibles (Par exemple : éviter le stress et mal être induit par un fond sonore trop puissant en se mettant à l’écart de toute zone de bruit (rue, autres personnes télétravaillant sous le même toit, etc …). Cela signifie aussi de bien s’installer son coin bureau pour éviter les douleurs dorso lombaires (utilisation de son écran supplémentaire).\n\nL’installation électrique doit être conforme aux normes en vigueur permettant notamment de sécuriser les moyens techniques mis à disposition par l’employeur mais aussi pour éviter tout risque pour la santé de le/la salarié(e).\nEn outre, les lieux dans lesquels s’exerce le télétravail doivent répondre aux règles relatives à l’hygiène et la sécurité. Le Salarié confirme qu’il dispose d’une installation électrique et technique conforme aux normes en vigueur, et que ses installations sont compatibles avec l’usage du matériel professionnel remis par la Société pour exercer ses fonctions, par la réalisation d’une attestation sur l’honneur.\n\nPour rappel, les risques d’une installation électrique non conforme sont, par exemple, de type incendie, électrique (électrocution), court-circuit, atteinte à l’intégrité du matériel IT, ... Il est notamment essentiel de respecter les normes électriques NF 15-100 pour garantir la sécurité de votre habitation et de ses occupants.\nIl est donc impératif de respecter les normes, pour sa propre sécurité/santé.\n\nDe plus, en transmettant une attestation sur l’honneur, le/la salarié(e) s’engage et en cas d’incident lié à une non-conformité, ne pourra donc pas rendre l’employeur responsable de ladite non-conformité.\n\n\nL’entreprise conseille aux salariés(es) de prendre connaissance du DUERP publié sur le SharePoint France, pour connaitre les risques du télétravail (risques dorsolombaires, risques pour la vue, …) et comprendre ce qui peut être fait pour garder un espace de télétravail le plus sain possible.\nDans ce cadre, l’entreprise rappelle que la médecine du travail reste disponible pour réaliser de la prévention et que les salariés(es) peuvent la contacter afin d’organiser un rendez-vous, en autonomie ou via le service RH ; de même que des formations SST sont organisées tous les deux ans et cela peut être l’occasion de se former et de poser des questions générales, ainsi que des questions liées au télétravail. \n\nB. Une connexion internet haut débit \nLe recours au télétravail pour le salarié impose que le salarié dispose d’une connexion internet haut débit (30 Mb/s sur le lieu d’exercice du télétravail - dans le cadre d’un fonctionnement normal). \nLe Salarié confirme avoir accès à une ligne téléphonique et/ou une connexion internet à haut débit permettant d’être joignable pour des raisons professionnelles.\n\nII. Les équipements informatiques\nA. Mise à disposition du matériel professionnel \nLes salariés en télétravail sont équipés de :\n· Un PC portable et tous ses périphériques et accessoires (Par exemple : Ecran supplémentaire, souris, casque, clavier. D’autres équipements peuvent être pris en charge, suite à l’approbation de la hiérarchie).\n· 1 téléphone portable (pour les profils en ayant besoin dans le cadre de leur rôle)\n\nLe matériel et l’accès aux réseaux de l’entreprise doivent être utilisés dans le cadre strictement professionnel tel que cela est précisé dans la politique IT qui est en annexe. \n\nLe salarié en télétravail ne peut utiliser un autre matériel que celui autorisé par l’entreprise afin de réaliser son travail. \nLe matériel autorisé par l’entreprise est le suivant : ordinateur fourni par l’entreprise, l’écran fourni, imprimante (personnelle) (si nécessaire), clavier, souris, casque audio-micro.\nL’équipement de travail fourni par l’entreprise (cité ci-dessus) reste la propriété exclusive de l’entreprise, et à ce titre, demeure insaisissable. Seul le collaborateur en télétravail est autorisé à utiliser ces équipements qui demeurent la propriété de l’entreprise. \nLes personnes en situation de handicap peuvent se trouver dans le cas où du matériel adapté est nécessaire. Dans ce cas-là, une adaptation du matériel sera indiquée par la médecine du travail et du matériel adapté sera commandé à la place du matériel classique.\n\nLe/la salarié(e) en télétravail s’engage à déclarer, dans les plus brefs délais, toute détérioration, perte ou vol du matériel au service IT, en mettant le service RH et son manager en copie de ce mail ou de ce ticket. \n\nB. Précaution d’utilisation, entretien du matériel et assistance technique \nIl est rappelé que le matériel est placé sous la responsabilité du collaborateur qui doit veiller à prendre les précautions et les mesures qui s’imposent pour son bon fonctionnement, sa conservation et contre tout risque de détérioration, de vol ou d’utilisation par des tiers (voir Acceptable use policy en annexe). \n\nL’assistance à l’utilisation des équipements à distance se fait selon les mêmes modalités que pour les salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise. \n\nL’entreprise prend directement à sa charge les frais d’entretien, de réparation ou de remplacement du matériel mis à disposition du salarié en télétravail (Cass. soc., 25 févr. 1998, n° 95-44.096 et ANI 19 juill. 2005, art. 7). \n\nEn cas de dysfonctionnement des équipements, le collaborateur doit informer sans délai le service informatique et son manager des incidents affectant son poste de télétravail afin de déterminer la procédure à suivre (ANI 19 juill. 2005, art. 7).\nEn cas de dysfonctionnement électrique (ex : une coupure de courant), le/la salarié(e) devra user de la bonne conduite en regard de la situation. Si la coupure est courte, un partage de connexion avec son portable est possible. Si la coupure de courant est plus longue, une discussion avec le manager s’impose pour adapter la bonne solution (congé, venu au bureau/travail d’une autre localisation).\n\nPour rappel, une politique d’usage acceptable (Acceptable Use Policy) est en place. Cette politique est ajoutée en annexe (Fin de document), pour faciliter sa lecture.\n\nIII. Assurance \nEn cas de sinistre dû au matériel de travail fourni par l’employeur ou son dysfonctionnement, l’équipe Finance de l’entreprise sera le point de contact pour gérer ce dossier avec l’assurance de l’entreprise.\nSi le sinistre est causé par le/la salarié(e), sa mauvaise utilisation du matériel (par exemple : pose de l’ordinateur sur un élément de chauffage), ou tout élément personnel (plaque de cuisson non éteinte, …), le/la salarié(e) devra contacter son assurance personnelle lui-même et celle-ci émettra une décision indépendante sur le sujet ou prendra la décision de contacter l’assurance de l’employeur.\n\nDe plus, le salarié doit prévenir son assureur de l’utilisation d'une partie de son logement à des fins professionnelles et fournir une attestation d'assurance habitation.\n\nIV. Fin du télétravail – Clause de réversibilité\nLe télétravailleur pourra demander, par écrit, qu’il soit mis fin à l’exercice de ses fonctions en télétravail ou à réduire les journées télétravaillées, en adressant sa demande par écrit à son manager et son équipe RH. S’en suivra une discussion permettant de comprendre la volonté, avant une éventuelle acceptation de la demande. \n\nLa Société peut demander au Salarié de revenir travailler intégralement dans les locaux de la Société.\nLa réversibilité sollicitée par la Société peut résulter d’une restructuration de l’entreprise affectant le poste du salarié, d’un changement de poste, de l’absence de conformité du lieu de télétravail aux règles de sécurité à la suite d’un sinistre, d’un non-respect avéré des règles de protection des données par le salarié, déménagement du salarié (ex : demande de rapprochement du site de l’entreprise suite à une perte de qualité du travail réalisé) ou en cas de sous-performance (soudain manque de communication, erreurs répétées, absences injustifiées répétées sur la période de travail, …). Toute décision de l’entreprise de mettre fin au télétravail fera suite à une décision motivée et une communication appropriée. Par exemple, la fin du télétravail dans le cadre d’une sous performance, est liée à la réalisation d’entretiens/discussions à ce sujet, permettant une éventuelle amélioration via un plan d’action.\n\nLa date de fin du télétravail et donc la période accordée entre la prise de décision et son application, est un élément \"flexible” et fera partie des échanges liés à ce sujet. En effet, la date de retour sur site ne sera pas la même dans le cadre d’un déménagement réalisé à la demande de le/la salarié(e) ou d’un retour dû à un cas de sous performance suivi d’une demande de l’employeur. Cette période de retour au bureau sera discutée entre le supérieur hiérarchique direct, les ressources humaines et le salarié.\n\nPour rappel, l’Article 8 de l’Accord du 10 Avril 2025 fait mention d’un délai de prévenance de 3 jours, en cas de suspension du télétravail, sauf urgence signalée par l’employeur. Le délai d’application est ensuite de 15 jours en cas d’arrêt du télétravail, sauf commun accord des parties pour un délai plus court. Cet élément est donné à titre informatif.\n\nToute décision de fin du télétravail d’un collaborateur, sera précédée de discussions avec le manager et le service RH (comme mentionné précédemment), et sera retranscrite à l’écrit pour faire mention officielle des raisons causant cette fin, du délai de retour sur site, et autres modalités (gestion du matériel IT, gestion de la performance si cela est lié, …).\n \nNote 1 : La fin du télétravail engendrera la fin de l’indemnité de télétravail (Home Office Allowance), puisque celle-ci ne sera plus applicable.\nNote 2 : La fin du télétravail ne signifie pas la fin du poste en lui-même, seulement un retour sur site.\nPour rappel, en lien avec l’Article L. 1222-10 du Code du travail, lequel dispose que « l’employeur est tenu à l’égard du salarié en télétravail de lui donner priorité pour occuper ou reprendre un poste sans télétravail qui correspond à ses qualifications et compétences professionnelles et de porter à sa connaissance la disponibilité de tout poste de cette nature ». \n\nV. Frais liés au Télétravail. \nLa société prend en charge directement les frais suivants :\n· Frais de téléphone portable (fourni par l'intermédiaire de l'abonnement du numéro de téléphone mobile et du portable)\n· Dépenses d’acquisition de matériel informatique pour les besoins de l’activité professionnelle\n\nLes salariés(es) sont libres de dépenser leur indemnité selon leur nécessité.\n\nLa société versera une indemnité forfaitaire mensuelle de 52*€ nets couvrant l’utilisation d’une partie de l’habitation personnelle à des fins professionnelles ainsi que les surcoûts générés par l’activité professionnelle. \nLe premier versement sera effectué lors de la prochaine paie, après réception du Bulletin d’Informations Salarié(e) Télétravail (en annexe ci-dessous). Ces montants figureront sur la fiche de paie de le/la salarié(e).\n\nA noter que l'Urssaf prévoit qu'en cas d’allocation fixée par jour, cette allocation forfaitaire de télétravail est réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dès lors que son montant journalier n’excède pas 2,70 euros, dans la limite de 59,40 euros (BOSS, Chapitre 7, Section 1, paragraphe 1810).\n\n*Le montant de 52€ net est basé sur un accord de travail à domicile de 5 jours. Les salariés(es)qui travaillent moins de jours à domicile recevront une compensation basée sur leurs jours de travail effectifs en télétravail.\n\nNous rappelons que la réalisation de télétravail n’impacte l’obtention de tickets restaurant, puisque le fait d'exercer son activité en télétravail n'est pas, à lui seul, un motif d'exclusion des télétravailleurs du bénéfice des titres-restaurants (Cass. soc., 8 oct. 2025, n° 24-12.373, n° 919 FS - B). \n\n\nCHAPITRE VI – DROITS INDIVIDUELS ET COLLECTIFS DU SALARIE EN TELETRAVAIL\n\nI. Egalité de traitement \nLe collaborateur travaillant en télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise. Le fait de travailler de son domicile ne modifie que la manière dont le travail est effectué et n’affecte en rien le statut de salarié du collaborateur en télétravail.\nLe salarié en télétravail a accès aux informations, aux activités sociales et aux avantages sociaux de l’entreprise. Par exemple, les avantages sont tous cités et expliqués via des notes publiées sur Sharepoint, tout nouvel avantage est aussi communiqué par mail à toutes les équipes. Les salariés ont aussi tous accès à l’outil « Wellbeing » sur la page SharePoint, pour communiquer sur tout type de mal-être. Les salariés peuvent aussi échanger entre eux, avec leur manager ou le service RH, via teams, téléphone, ou mail ou via des points réguliers comme le 30x30.\n\nPour rappel, tout salarié bénéficie d’une égalité de traitement en termes de possibilités de promotion, de déroulement de carrière et d'accès à la formation professionnelle et d’égalité des sexes, ... de même le lien de subordination entre l’employeur et le salarié est maintenu de manière égale.\n\nII. Respect de la vie privée et droit à la déconnexion\nLe manager et les collaborateurs sont tenus de respecter la vie privée du collaborateur en télétravail. Ainsi, en dehors de son horaire de travail et des plages horaires de disponibilité fixées, le collaborateur n’est pas tenu d’être disponible pour l’employeur. \nL’équilibre entre l’accomplissement des tâches professionnelles et la vie privée du salarié doit être assuré. \nVoir la politique de Droit à la déconnexion pour plus de détails sur ce sujet.\n\nIII. Santé & sécurité en télétravail\nLes dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail s’appliquent aux salariés en télétravail. Le salarié en télétravail bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l’entreprise lorsqu’il effectue son activité sur le lieu de télétravail agréé. \n\n1. Accident du travail – Accident de trajet \nLe salarié en télétravail bénéficie de la législation sur les accidents du travail et de trajet. Un accident survenu au collaborateur à domicile, pendant les jours de travail à domicile, sera soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’employeur pendant le temps de travail. \n\nPar ailleurs, le salarié est couvert par la législation sur les accidents de trajet lorsqu’il se déplace pour se rendre de son domicile jusqu’aux locaux de l’entreprise. \n\nLe salarié en télétravail doit informer le service des ressources humaines et son manager de l’accident dans les délais légaux et transmettre tous les éléments d’information nécessaire à l’élaboration d’une déclaration d’accident du travail. Ces délais sont de 24h00 et sont rappelé dans le Code de la Sécurité sociale art. R. 441-2.\n\nNous attirons l’attention des salariés réalisant du télétravail tel que défini dans cet accord, sur le fait que la CPAM peut demander des justifications sur le fait que les accidents survenus au domicile des salariés aient eu lieu pendant l’exercice du télétravail ou non.\n\n\nCHAPITRE VII – SUIVI DE L’ACCORD\n\nLe présent accord est signé pour une durée déterminée pour l’année 2026, avec reconduction tacite annuelle. \n\nCHAPITRE VIII – ENREGISTREMENT ET PUBLICITE\n\nL’accord sera notifié à l’ensemble des organisations représentatives puis déposé de façon dématérialisée à la DRIEETS sur le site https://teleaccords.travail-emploi.gouv.fr à l’expiration d’un délai de 8 jours suivant sa notification, ainsi qu’au greffe du conseil des prud’hommes compétent.\n\nL’accord sera ensuite communiqué au CSE puis à l’ensemble du personnel.\n\n\nFait à Rungis, le 04/12/2025, en trois exemplaires originaux.\n\n\n\tPour Intergraph France\n\n\nDate :  ___________________\n\nMention « Lu et Approuvé »\n\n\tPour le CSE\n\n\nDate : ______________\n\nMention « Lu et Approuvé »\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\nANNEXE 1 – LISTE DES POSTES ELIGIBLES A L’ACCORD TELETRAVAIL\n\n\n· La société compte une catégorie de salariés commerciaux/services itinérants et d’autres salariés basés en France qui ne peuvent pas se rendre ou qui ne souhaitent pas travailler (à temps plein) dans un bureau de Intergraph France et de ce fait sont amenés à travailler de leur domicile en dehors de leurs visites en clientèle, événements et/ou visites d'entreprises. \n· Tous les postes sauf – Administrative Assistant – Assistante Administratif/ve (ou d'autres postes qui nécessitent une présence dans le bureau, tels que chef de bureau (office manager), salarié(e)/gestionnaire de l'établissement)\n\n\nANNEXE 2 – CONSEILS AUX TELETRAVAILLEURS\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\nANNEXE 3 – SENSIBILISATION GESTES ET POSTURES \n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\nANNEXE 4 : DROIT A LA DECONNEXION\n\n\n\n\n\nANNEXE 5: Acceptable Use Policy (also accessible on SharePoint - EMEA Region Policies, Guidelines & Forms)\n\n\n\n\n\nANNEXE 6 : Note explicative de la politique de « 30 days working abroad ».\n\n\n\n\n\n\n\n\n\nANNEXE 7 : Bulletin d’Informations Salarié(e) Télétravail\nLe/La salarié(e) :\t__________________________________\nL’adresse principale du télétravail\nRue : \t\t\t__________________________________\nCode postal :\t\t__________________________________\nVille :\t\t\t__________________________________\nL’adresse secondaire du télétravail\nRue : \t\t\t__________________________________\nCode postal :\t\t__________________________________\nVille :\t\t\t__________________________________\nEn général, le travail à domicile aura lieu pendant les jours suivants :\nLundi\t\t\tOui / Non\nMardi\t\t\tOui / Non\nMercredi\t\tOui / Non\nJeudi\t\t\tOui / Non\nVendredi\t\tOui / Non \nDate :\nSignature : \n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\nANNEXE 8 : Attestation sur l’honneur de conformité électrique du domicile du/de la salarié(e)\n\nJe déclare avoir un espace privé et dédié, conforme aux normes de sécurité de l'environnement de travail, pour exécuter les activités quotidiennes et pour passer des appels privés et confidentiels.\n\n\nNom : ______________________________\n\nDate : ______________________________\nPage 5\n\n\nTélétravail\nDes conseils pour  \npréserver votre santé\n\n\n\n Le télétravail : \n ça change quoi ? \n\nLe télétravail constitue désormais \nune forme d’organisation très \nrépandue dans de nombreuses \nentreprises. Effectué de manière \nrégulière ou occasionnelle,  \nle télétravail permet de répondre  \nà vos aspirations :\n\n diminution des déplacements \nquotidiens (en travaillant à domicile  \nou dans un espace de coworking) ;\n\n conciliation vie professionnelle/vie \npersonnelle ;\n\n plus grande autonomie ;\n\n environnement plus calme \nfavorisant la concentration… ;\nmais également aux aspirations  \nde votre entreprise :\n\n flexibilité ;\n\n optimisation de l’espace de travail ; \n\n continuité de service en cas de \ncrise ou d’événement imprévu…\nS’il présente certains avantages, \nle télétravail peut aussi, selon \nses conditions de mise en œuvre, \nvous exposer à des contraintes \nsusceptibles de générer des risques \nprofessionnels. \n\nPar exemple :\n\n un isolement et une perte du lien \navec le collectif de travail en fonction \ndu rythme de télétravail défini par \nvotre entreprise ;\n\n une hyperconnexion au travail  \net de longues journées de travail \ndu fait de l’accroissement des \nsollicitations par mail et tchat,  \nde la création de nombreux groupes \nd’échanges, de visioconférences \nfréquentes, programmées très tôt  \nle matin ou tard en soirée ;\n\n des difficultés à séparer le temps \net l’espace entre votre travail et \nvos activités privées, séparation \nnécessaire pour trouver le bon \néquilibre entre la vie professionnelle  \net la vie personnelle ;\n\n un aménagement du poste  \nde travail peu adapté au travail sur \nécran, les équipements à disposition \nau domicile (mobilier, matériels \ninformatiques, accessoires…) \nn’étant pas tous conçus pour une \nactivité professionnelle et pouvant \nentraîner des problèmes musculaires, \ntendineux ou articulaires.\n\nPour prévenir \nces risques, \n\ndes solutions \nexistent !\n\n\n\n Être \n bien installé \n\nÀ domicile, le mobilier utilisé pour \nle poste informatique se résume \ngénéralement à une chaise,  \nun fauteuil ou un canapé, couplé  \nà un bureau, une table à manger  \nou une table basse. Ce mobilier  \nn’a pas été conçu pour travailler sur \nécran. Des gênes, des douleurs, voire \ndes troubles musculosquelettiques \n(TMS) peuvent alors apparaître.\n\nPour les prévenir, soyez vigilant,  \ndans la mesure du possible, à :\n\n définir un espace de travail dédié \net permanent (idéalement dans une \npièce isolée) afin de ne pas avoir  \nà vous réinstaller à chaque fois ;\n\n aménager au mieux votre poste  \nde travail en respectant certains \nprincipes (voir figure ci-dessus).\nEn pratique, un ordinateur portable  \nest souvent utilisé pour télétravailler. \nIl est alors possible de respecter  \nles principes du schéma :\n\n en reliant l’ordinateur à un écran \nexterne (fermer le capot de \nl’ordinateur portable est alors \nrecommandé) ;\n\n en rehaussant l’ordinateur à l’aide  \nd’un support incliné (il est aussi \npossible de le positionner sur une \npile de livres ou de documents pour \nplacer le haut de l’écran à hauteur  \ndes yeux) ;\n\n en complétant l’équipement avec \nun clavier déporté et une souris \nconnectée à l’ordinateur portable.\n\n     En ce qui concerne le siège  \nde bureau, si vous n’en avez pas  \nà domicile, il est possible d’utiliser \ndes moyens à disposition (chaise  \nde cuisine, coussins, oreillers…)  \npour créer une assise confortable  \net adaptée à vos besoins.  \nUne boîte en carton, des catalogues, \ndes revues ou des annuaires peuvent \nservir de repose-pieds.\n\nPieds reposant  \nà plat sur le sol \nou sur un \nrepose-pied  \n\nDos calé au fond \ndu siège et soutenu \n\npar le dossier \n\nAngle cuisse/mollet \nd’environ 90°, le bord \n\ndu siège n’exerce \npas de pression \n\nà l’arrière du genou  \n\nAngle \nbras/avant-bras \ncompris entre \n90 et 135°\n\nMain dans \nle prolongement \ndes avant-bras \n\nHaut\nde l’écran \nà hauteur \ndes yeux\n\n\n\nEn télétravail, encore plus qu’au \nbureau, la posture assise prédomine \nlargement. Bien qu’elle soit adaptée \nau travail informatisé, son maintien \nprolongé est à éviter !\n\nPour cela, il est conseillé :\n\n de varier les activités. Pour \nlimiter le temps passé assis devant \nl’écran, certaines tâches peuvent \nêtre effectuées debout ou même en \nmarchant. Il est par exemple possible \nd’alterner un temps de travail assis \ndevant l’ordinateur avec un temps  \nde réunion téléphonique qui permet \nde se lever et de marcher ;\n\n de prévoir des alternatives  \nà la posture assise. Il est par exemple \nenvisageable de profiter du mobilier \net du matériel disponible au domicile \npour surélever l’écran lors des \nvisioconférences afin d’y participer \nen position debout ;\n\n d’effectuer des pauses courtes, \nmais régulières (5 minutes toutes \nles heures), pour limiter la fatigue \n\nvisuelle (en quittant l’écran des \nyeux) et pour déconnecter \nmentalement.  \nIl est recommandé  \nde profiter de cette pause \npour se lever et faire \nquelques pas.\n\n Travailler, \n c’est aussi bouger \n\n\n\nLe télétravail nécessite une \norganisation particulière, il est \nnotamment conseillé :\n\n d’anticiper et de planifier votre \ncharge de travail, en lien avec votre \nresponsable hiérarchique. Sur la \nsemaine, il est possible de prévoir  \nles activités à réaliser au bureau et \ncelles à effectuer en télétravail, selon \nles priorités, le temps nécessaire  \net la nature des tâches. En permettant \nde s’isoler, le télétravail est par \nexemple propice à des tâches  \nde réflexion, de rédaction  \nou de lecture.\n\n de réserver des créneaux horaires \npour réaliser des tâches qui \nnécessitent de la concentration sans \nêtre dérangé ;\n\n de vous fixer des horaires : l’heure  \nde début de la journée de travail, \nl’heure de fin mais aussi celle de  \nla pause déjeuner ;\n\n de profiter de la pause déjeuner \npour sortir et s’aérer.\n\n Organiser \n sa journée \n\n\n\nMême à distance, des outils \nsont à votre disposition pour \nmaintenir le lien avec vos collègues \net votre hiérarchie : téléphone, \nmails, tchats, outils collaboratifs, \nvisioconférences… Pour les utiliser \nà bon escient, il est notamment \nconseillé de :\n\n choisir des outils adaptés selon  \nle sujet traité, son importance  \net sa priorité. Par exemple, privilégier \nle téléphone ou la visioconférence  \nsi vous avez besoin d’un retour rapide \nou d’échanges directs ; privilégier \nle mail pour la transmission \nd’informations n’impliquant pas  \nde réponse immédiate ;\n\n réfléchir avant de rédiger  \nles messages électroniques à leur \nutilité, à leur pertinence et leur \nimpact sur le ou les destinataires. \nLimiter les destinataires et les \npersonnes en copie au strict \nnécessaire ;\n\n conserver des moments d’échanges \nen face-à-face le plus régulièrement \npossible. Ils permettent d’éviter  \nles malentendus liés à la distance.\n\n Échanger, \n c’est la clé ! \n\n\n\nVous rencontrez  \ndes difficultés  \n\n Vous pouvez en parler \n\n à vos collègues : afin de partager ensemble  \nvos expériences, vos difficultés, vos bonnes pratiques ;\n\n à votre responsable hiérarchique : il est important \nd’échanger régulièrement avec lui sur vos projets,  \nvos éventuelles difficultés et la manière d’organiser \nvotre télétravail ;\n\n au service informatique de votre entreprise  \ns'il existe : il peut vous conseiller sur l’utilisation  \ndes divers outils numériques et vous aider à résoudre  \nles éventuels problèmes techniques ;\n\n aux représentants du personnel lorsqu’ils existent :  \nils peuvent faire le lien avec votre employeur, qui reste \nresponsable de votre santé et de votre sécurité  \nau travail ;\n\n aux chargés de prévention en santé/sécurité  \nau travail, s’ils existent dans votre entreprise ;\n\n à votre service de prévention et de santé au travail :  \nil peut également répondre à vos interrogations  \net vous accompagner.\n\n\n\nInstitut national de recherche et de sécurité  \npour la prévention des accidents du travail et des maladies professionnelles  \n65, boulevard Richard-Lenoir 75011 Paris • Tél. 01 40 44 30 00 • info@inrs.fr\n\nÉdition INRS ED 6454\n1re édition • novembre 2021 • 3 000 ex. • ISBN 978-2-7389-2716-3\n\nConception graphique : Blue Graphic Sabine Phocas • Illustrations : Odeka/L'un&l'autre • Impression : Corlet\n\nu L’INRS est financé par la Sécurité sociale - Assurance maladie / Risques professionnels t\n\nPour aller  \nplus loin\n\nDisponibles sur www.inrs.fr :\n\n• Dossier web « Télétravail ».\n\n• Dossier web « Travail sur écran ».\n\n• ED 922 – Mieux vivre avec votre écran.\n\n• ED 6384 – Télétravail. Quels risques ? Quelles pistes de prévention ?\n\n• ED 6420 – Souris et autres dispositifs de pointage.\n\n•  TJ 25 – Télétravail. Cadre juridique et conventionnel.  \nApproche santé et sécurité.\n\nhttp://www.inrs.fr\n\n\n \n\nDeclaration Unilateral – politique des outils numériques professionnels et droit du déconnexion \nUnilateral decision – policy professional digital tools and right to disconnect \n \n\nCharte de bonnes pratiques  \nrelative à l’usage des outils numériques \n\nprofessionnels \net à l’exercice du droit individuel à la \n\ndéconnexion \n\n \nLa présente politique a été élaborée par la \ndirection de Intergraph (ci-après la \n« Société »).   \n \nLa présente politique vise à expliciter les \nmodalités d’exercice du droit individuel à la \ndéconnexion au sein de la Société et précise les \nmesures à respecter concernant le bon usage \ndes outils numériques professionnels, \nnotamment pour les salariés dont le temps de \ntravail est décompté dans le cadre d’une \nconvention de forfait en jours sur l’année ou \namenés à travailler depuis leur domicile. \n \nLe but est de s’assurer que tous les salariés \névoluent dans un environnement de travail \nleur permettant de bénéficier de leurs droits au \nrepos, à une vie personnelle et familiale, et à la \nsanté au travail, gages de qualité de vie pour les \nintéressés et de performance pour l’entreprise.  \n \nPour les besoins de la présente, l’on entend ici \npar « outils numériques professionnels » les \ntechnologies de l’information et de la \ncommunication mises à la disposition des \nsalariés de la Société ou utilisées par les salariés \nde la Société pour les besoins de leur activité \nprofessionnelle, c’est-à-dire les : ordinateurs, \ntablettes, smartphones, téléphones mobiles, \nemails, SMS, messageries, dispositifs de \nconnexion à distance, etc.  \n \nLe « droit à la déconnexion » recouvre quant à \nlui la faculté offerte à chaque salarié de la \nSociété appelé à utiliser de manière régulière \nces outils numériques professionnels de ne pas \nen faire usage pendant ses temps de repos et \nses congés, en dehors des cas - qui doivent \nrester exceptionnels - où son suivi des affaires \nen cours est requis pour la bonne marche de \nl’entreprise en raison des circonstances et des \nfonctions, responsabilités ou compétences qui \nsont les siennes.  \n\nCharter of good practice on the use of \nprofessional digital tools and the exercise of \n\nthe individual right to disconnect \n\n \n\n \nThis policy has been drawn up by the \nmanagement of Intergraph (hereinafter the \n\"Company\").  \n \nThe purpose of this policy is to set out the \nprocedures for exercising the individual right to \ndisconnect within the Company and to specify \nthe measures related to the proper use of \nprofessional digital tools, in particular for \nemployees whose working time is counted as \npart of a fixed annual number of days (forfait  \nen jours) or who are required to work from \nhome. \n \nThe aim is to ensure that all employees work in \nan environment that enables them to enjoy \ntheir rights to rest, to a personal and family life, \nand to health in the workplace, all of which \nguarantee quality of life for the individuals \nconcerned and performance for the company.  \n \nFor the purposes of this document, \n\"professional digital tools\" means the \ninformation and communication technologies \nmade available to the Company's employees or \nused by the Company's employees for the \npurposes of their professional activity, i.e.: \ncomputers, tablets, smartphones, mobile \nphones, emails, SMS, messaging, remote \nconnection devices, etc. \n \n \nThe \"right to disconnect\" covers the option \noffered to all employees who are required to \nuse these professional digital tools on a regular \nbasis not to use them during their rest periods \nand holidays, apart from cases - which must \nremain exceptional - where their monitoring of \ncurrent business is required for the smooth \nrunning of the company due to the \ncircumstances and their duties, \nresponsibilities, or skills. \n \n \n \n\n\n\n \n\nDeclaration Unilateral – politique des outils numériques professionnels et droit du déconnexion \nUnilateral decision – policy professional digital tools and right to disconnect \n \n\n \nLa Société encourage l’ensemble de son \npersonnel à faire preuve de discernement à cet \négard et à retenir en tout état de cause une \nutilisation raisonnable des outils numériques \nprofessionnels pour atteindre les objectifs de la \nprésente charte et développer une culture, une \norganisation du travail, un mode de \nmanagement et des comportements \nrespectueux de l’équilibre entre activité \nprofessionnelle et vie personnelle.  \n \n1. Suivre les plages d’activité ordinaires de \nl’entreprise et de son service \n \nLes activités professionnelles des services de se \ndéploient ordinairement essentiellement entre \n07.00 et 19.00 heures, du lundi au vendredi, \nrespecter le nombre d'heures de travail par \njour convenu dans le contrat d’emploi. \n \nLes salariés sont dès lors encouragés à éviter \nautant que possible de se connecter aux outils \nnumériques professionnels en dehors de cette \nplage d’activité, sous réserve des modalités \nd’organisation / horaires de leur service \nd’affectation et de leur temps de travail, ainsi \nque des circonstances, et à respecter le droit à \nla déconnexion de leurs collègues de travail.  \n \nL'enregistrement du temps de travail aura lieu \ndans HexConnect (mise en œuvre prévue  \n2025). \n \n2. Hiérarchiser les priorités et communiquer \nsur le niveau d’urgence \n \nEn cas d’envoi d’un message par email, \nmessagerie instantanée, SMS ou par téléphone \nen dehors de la plage horaire ordinaire \nd’activité précitée de l’entreprise, les salariés \nsont invités à déterminer avec objectivité le \ndegré d’importance et d’urgence du message \nadressé à leur destinataire, et à le préciser, \nlorsque cela est possible, par une mention \nexplicite dans le titre du message avec le \nrésumé de son objet (s’agissant d’un email, par \nexemple, mention peut être faite dans le \nchamp « objet » du caractère urgent ou non \nsuivi de la description synthétique de l’action \nrequise).  \n \n\n \nThe Company encourages all its employees to \nexercise judgement in this respect and in any \nevent to make reasonable use of professional \ndigital tools to achieve the objectives of this \ncharter and to develop a culture, work \norganization, management style and behavior \nthat respect the balance between professional \nactivity and personal life. \n \n \n \n1. Monitor the normal activity periods of the \ncompany and its department \n \nThe professional activities of the company's \ndepartments usually take place between 07.00 \nand 19.00 hours from Monday to Friday, \nrespecting their contractually agreed number \nof working hours per day.  \n \nEmployees are therefore encouraged to avoid, \nas far as possible, connecting to professional \ndigital tools outside this period of activity, \nsubject to the organizational arrangements / \nschedules of their department of assignment \nand their working time, as well as the \ncircumstances, and to respect the right to \ndisconnect of their colleagues. \n \nWorking time registration will take place in \nHexConnect (expected implementation in  \n2025). \n \n2. Prioritize and communicate the level of \nurgency \n \nIn the event of a message being sent by email, \ninstant messaging, SMS or telephone outside \nthe company's normal working hours, \nemployees are asked to determine objectively \nthe degree of importance and urgency of the \nmessage being sent to the recipient, and to \nstate this, where possible, explicitly in the title \nof the message with a summary of its subject \n(in the case of an email, for example, the \n\"subject\" field may state whether the message \nis urgent or not, followed by a brief description \nof the action required). \n \n \n \n\n\n\n \n\nDeclaration Unilateral – politique des outils numériques professionnels et droit du déconnexion \nUnilateral decision – policy professional digital tools and right to disconnect \n \n\n \n \n3. – Organiser les absences et la poursuite de \nl’activité \n \nPréalablement à toute absence prévisible et à \nchaque fois que cela est possible, les salariés en \ninformeront leur supérieur hiérarchique. En \nconcertation avec l’équipe et le salarié ayant \nfait part de son absence, le supérieur \nhiérarchique déterminera le ou les salariés \nchargés de relayer le salarié absent sur les \ndossiers dont il assure habituellement le suivi. \nLes salariés sont, toutefois, invités à organiser \nleurs absences de façon que cela n’impacte \nl’activité du service et la charge de travail de \nleurs collègues que le moins possible. \nL'information préalable du supérieur \nhiérarchique et des collègues ne s'applique \nqu'en cas d'absence de plus de 2 heures. \n\nLes salariés absents doivent toujours avoir un \nmessage d’absence du bureau sur leurs \nmessageries électroniques professionnelles \n(out of office) conformément aux instructions \nd’Hexagon, tant à l’attention des \ncorrespondants internes qu’externes. Ce \nmessage d’absence précisera utilement, \nquand cela est possible, la date du retour de \nsalarié, ainsi que le nom et les coordonnées \ndu/des collègue(s) qui sera (seront) en charge \npendant l’absence.  \n\nLe personnel exerçant des fonctions \nd’encadrement et de direction est appelé à \ntenir compte avec pragmatisme et équité des \ncontraintes personnelles ou familiales des \nmembres de son équipe, notamment dans \nl’établissement des plannings.  \n \nEnfin, la direction rappelle qu’il n’est pas \nsouhaitable de communiquer pendant les \npériodes de suspension du contrat de travail \nliés à la maladie et à la maternité, si bien que \ntous échanges pendant ces périodes devront \nrester particulièrement exceptionnels et se \nlimiter au strict minimum nécessaire.  \n \n \n \n \n\n \n \n3. - Organising absences and the continuation \nof work \n \nPrior to any foreseeable absence and \nwhenever possible, employees will inform their \nline manager. In consultation with the team \nand the employee who has notified his or her \nabsence, the line manager will determine \nwhich employee or employees will be \nresponsible for taking over from the absent \nemployee on the matters he or she usually \nmonitors. Employees are, however, asked to \norganize their absences in such a way as to \nhave as little impact as possible on the activity \nof the department and the workload of their \ncolleagues. Prior information to manager and \ncolleagues only applies in case the employee \ntakes an absence of more than 2 hours.  \n \nEmployees who are absent should always have \nan out of office message on their professional \nelectronic mailboxes in line with Hexagon \ninstructions, for the attention of both internal \nand external correspondents. Whenever \npossible, this absence message should specify \nthe date of the employee's return, as well as \nthe name and contact details of the \ncolleague(s) who will be in charge during the \nabsence.  \n \n \nManagers and supervisors are expected to be \npragmatic and fair in taking into account the \npersonal and family constraints of their team \nmembers, particularly when drawing up work \nschedules. \n \n \nFinally, management would like to point out \nthat it is not advisable to communicate during \nperiods of suspension of the employment \ncontract due to illness or maternity, so that any \nexchanges during these periods should remain \nparticularly exceptional and limited to the strict \nminimum necessary. \n \n \n \n \n\n\n\n \n\nDeclaration Unilateral – politique des outils numériques professionnels et droit du déconnexion \nUnilateral decision – policy professional digital tools and right to disconnect \n \n\n4. Réduire le volume des emails, SMS et \nmessages instantanés échangés \n \nLes salariés sont fortement encouragés à : \n \n- privilégier les échanges en direct avec les \n\ninterlocuteurs en interne chaque fois que \ncela est possible, et ce particulièrement \ndurant les heures habituelles de travail, \nplutôt qu’une communication par email, \nSMS ou messagerie instantanée, ceci sous \nréserve des modalités d’organisation du \nservice et des sujets concernés. De même, \nles salariés sont invités à privilégier les \néchanges en direct en cas de crise ou \nd’urgence dans la mesure du possible. Il est \nrappelé à cet égard que, d’une manière \ngénérale, l’email n’est pas le support le \nplus approprié pour demander une action \ninstantanée, surtout en dehors de la plage \nhoraire ordinaire d’activité de l’entreprise ; \n\n \n- user avec précaution de la fonction \n\n« répondre à tous » s’agissant des emails \net, plus globalement, éviter d’encombrer \nles messageries des personnes qui ne sont \npas directement concernées par un \nmessage en limitant la liste des \ndestinataires des correspondances aux \nsalariés strictement intéressés par les \nsujets traités.  \n\n \n\nLes appareils de l'entreprise peuvent encore \nêtre utilisés en dehors des heures de travail \npour des raisons privées telles que l'envoi d'un \nmessage WhatsApp ou la consultation de la \npage Facebook. Cependant, l’utilisation \npersonelle doit être limitée.  \n\n \n5. – Adopter un style de communication \nadapté au support écrit \n \nLes salariés sont priés, dans toutes \ncorrespondances écrites, de ne pas utiliser un \nstyle « parlé », de faire preuve de courtoisie, de \nconcision et de précision, conditions \nessentielles au respect du temps et de la \npersonne d’autre partie.  \n \n \n \n\n4. Reduce the volume of emails, text messages \nand instant messages exchanged \n \nEmployees are strongly encouraged to: \n \n- give preference to face-to-face \n\ncommunication with internal contacts \nwhenever possible, particularly during \nnormal working hours, rather than by email, \nSMS or instant messaging, subject to the \norganisational procedures of the \ndepartment and the subjects concerned. \nSimilarly, employees are invited to give \npreference to live exchanges in the event of \na crisis or emergency wherever possible. In \nthis respect, it should be remembered that, \ngenerally speaking, email is not the most \nappropriate medium for requesting instant \naction, especially outside the company's \nnormal business hours; \n\n \n \n-  use the \"reply to all\" function for emails with \n\ncare and, more generally, avoid cluttering up \nthe mailboxes of people who are not directly \nconcerned by a message by limiting the list of \nrecipients of correspondence to employees \nwho are strictly interested in the subjects \ndealt with. \n\n \n \n \n\nCompany devises still can be used outside \nworking hours for private reasons such as \nsending a WhatsApp message or checking your \nFacebook page. However, personal usage \nshould be limited.  \n\n \n \n5. - Adopt a communication style appropriate \nto the written medium \n \nIn all written correspondence, employees are \nasked not to use a \"spoken\" style, and to be \ncourteous, concise and precise, which are \nessential conditions for respecting the time and \nother person. \n \n \n \n \n\n\n\n \n\nDeclaration Unilateral – politique des outils numériques professionnels et droit du déconnexion \nUnilateral decision – policy professional digital tools and right to disconnect \n \n\n \n \n \n6. Optimiser la planification et l’organisation \ndes réunions \n \nLes salariés, et tout particulièrement ceux \nexerçant des fonctions d’encadrement et de \ndirection, sont invités à faire preuve \nd’anticipation dans l’organisation des réunions \n(envoi des invitations moyennant un délai de \nprévenance suffisant pour permettre aux \nparticipants de se libérer, communication en \namont à ceux-ci des objectifs, données, outils \net documents utiles, etc.). \n \nEn réunion, l’utilisation des dispositifs de \ncommunication avec les interlocuteurs \nextérieurs à la réunion est déconseillée, ce afin \nde pouvoir se concentrer sur les échanges avec \nles autres participants, limiter toute forme de \nsur-sollicitation et faire preuve de la \nproductivité attendue.  \n \n \n \n \nFait à Rungis, le 17-01-2025 \n \n \nPour la Société \n \nFrancis Schenk - Bosman \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n\n \n \n \n \n \n6. Optimize the planning and organization of \nmeetings \n \nEmployees, especially those in managerial and \nexecutive positions, are encouraged to plan \ntimely when organizing meetings (invitations \nshould be sent out with sufficient notice to \nallow participants to make themselves \navailable, objectives, data, tools and useful \ndocuments should be communicated to \nparticipants in advance, etc.). \n \n \nDuring meetings, the use of communication \ndevices with contacts outside the meeting is \ndiscouraged, to be able to concentrate on \nexchanges with other participants, limit any \nform of over-solicitation and demonstrate the \nexpected productivity. \n\n\n\nPolicy \n\nCopyright © 2021 Hexagon AB and/or its subsidiaries and affiliates. All rights reserved. \n\nTitle: Acceptable Use Policy Page 1 of 19 Rev.:  4.1 \nDoc #: IT-POL-00073-2018 \nOriginator:  Dena Vogelpohl \n\nINTERNAL USE \nAccess Limited to Internal Use Only\n\nLast Save Date: 4/12/2021 \nLast Print Date: 4/12/2021 8:59 AM \n\nUncontrolled document if printed \n\nAcceptable Use Policy \nDocument #: IT-POL-00073-2018 \nStatus: APPROVED \nRevision: 4.1 \nScope: Hexagon PPM, SIG \nLast Reviewed: 07 Apr 2021 \n\nApproval: John Ferguson \n\nExecutive Director \n\nGlobal IT \n\nHexagon PPM, SIG \n\nSigned:\n\nDate: 01 Apr 2021 \n\nDocusign Envelope ID: 079F1475-0A6B-4431-A948-305D0F2E51E6\n\n\n\nACCEPTABLE USE POLICY \n\nTitle: Acceptable Use Policy Page 2 of 19 Rev.:  4.1 \nDoc #: IT-POL-00073-2018 \nOriginator:  Dena Vogelpohl \n\nINTERNAL USE \nAccess Limited to Internal Use Only\n\nLast Save Date: 4/12/2021 \nLast Print Date: 4/12/2021 8:59 AM \n\nUncontrolled document if printed \n\nTable of Contents \n1 INTRODUCTION ................................................................................................................. 3 \n\n2 SCOPE ................................................................................................................................ 3 \n\n3 DEFINITIONS...................................................................................................................... 3 \n\n4 RESPONSIBILITIES ........................................................................................................... 5 \n4.1 General Use and Ownership ................................................................................................................ 5 \n4.2 Security and Proprietary Information .................................................................................................... 6 \n4.3 Email and Electronic Communication Activities ................................................................................... 8 \n4.4 Social Media ......................................................................................................................................... 9 \n4.5 Inappropriate and Unacceptable Use ................................................................................................... 9 \n4.6 Security Incidents/Events/Investigations ............................................................................................ 10 \n4.7 Policy Compliance .............................................................................................................................. 11 \n\n5 EXCEPTIONS ................................................................................................................... 11 \n\n6 REVIEW ............................................................................................................................ 11 \n\n7 ARTIFACTS ...................................................................................................................... 11 \n\n8 IT STANDARDS CONTROLS .......................................................................................... 11 \n\n9 ACCEPTANCE......... ........................................................................................................ 12 \n\nREVISION HISTORY ........................................................................................................ 13 10 \n\nDocusign Envelope ID: 079F1475-0A6B-4431-A948-305D0F2E51E6\n\n\n\nACCEPTABLE USE POLICY \n\nTitle: Acceptable Use Policy Page 3 of 19 Rev.:  4.1 \nDoc #: IT-POL-00073-2018 \nOriginator:  Dena Vogelpohl \n\nINTERNAL USE \nAccess Limited to Internal Use Only\n\nLast Save Date: 4/12/2021 \nLast Print Date: 4/12/2021 8:59 AM \n\nUncontrolled document if printed \n\n1 INTRODUCTION \nHexagon PPM & SIG Information Technologies (IT) is committed to protecting our employees, clients, partners, \nand the company from illegal or detrimental, intentional, or unintentional actions by known or unknown persons. \n\nThis policy is in place to protect the employee and Hexagon. \n\nUnauthorized and inappropriate use of the systems subjects Hexagon to unnecessary risks, including malware, \ncyber-attacks, viruses, legal sanctions, financial penalties, and revenue loss. \n\nHexagon management reserves the right to suspend access to Hexagon systems at any time. \n\nEach employee is responsible for understanding this policy and to govern their actions and behavior accordingly. \n\n2 SCOPE \nThis policy applies to the use of information, electronic and computing devices, and network resources used to \nconduct Hexagon business or interact with internal networks and systems, whether owned or leased by Hexagon, \nthe employee, or a third party.  \n\n3 DEFINITIONS \nEmployee is defined as \n\n• All Hexagon employees in PPM, SIG, and other Hexagon entities requiring access to the INGRNET\ndomain\n\n• Interns / students participating as part of an HR approved program\n• External contractors or external consultants\n• Any other classification of an employee, external contractor or external consultant that may perform\n\nwork on behalf of Hexagon PPM, SIG, and its subsidiaries\n\nSystems are defined as anything related, but not limited to: \n• Hexagon owned computer equipment or other equipment that connects to a Hexagon network\n• Employee owned computer equipment authorized to connect to a Hexagon network via Removable\n\nMedia & BYOD Policy.\n• Software\n• Operating systems\n• Storage media\n• Domain accounts\n• Email\n• Networking services (internet, intranet, external networks)\n• Web browsing\n• Cloud services\n• Other IT services/systems\n\nDocusign Envelope ID: 079F1475-0A6B-4431-A948-305D0F2E51E6\n\nhttps://share.intergraph.com/us_it/Policies/Removable%20Media%20%26%20BYOD%20Policy.docx?d=wd9a9f46272f64020b75ab07a6bfa5e27\nhttps://share.intergraph.com/us_it/Policies/Removable%20Media%20%26%20BYOD%20Policy.docx?d=wd9a9f46272f64020b75ab07a6bfa5e27\n\n\nACCEPTABLE USE POLICY \n\nTitle: Acceptable Use Policy Page 4 of 19 Rev.:  4.1 \nDoc #: IT-POL-00073-2018 \nOriginator:  Dena Vogelpohl \n\nINTERNAL USE \nAccess Limited to Internal Use Only\n\nLast Save Date: 4/12/2021 \nLast Print Date: 4/12/2021 8:59 AM \n\nUncontrolled document if printed \n\nPersonal Data is defined as any information relating to an identified or identifiable individual. An identifiable \nindividual is one who can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to an identifier such as a \nname, an identification number, location data, an online identifier or to one or more factors specific to the physical, \nphysiological, genetic, mental, economic, cultural or social identity of that individual.  \n\nExamples of personal data are name, address, email address, phone number, IP address, gender, personal \nidentification number, job position, resume (CV), salary, interests, purchase history, health information, location \ndata, work capacity, marital status, log-in details, etc.\n\nFor additional information refer to Hexagon Data Protection site. \n\nIntellectual Property means all forms of intellectual property including, but not limited to, patents, trademarks, \ncopyrights, trade secrets, methodologies, logos, techniques, processes, know-how, formulae, algorithms, logic \ndesigns, screen displays, schematics, source and object code computer programs or software, documentation, \nmask work rights, design, ideas, product information, inventions and improvements thereto (whether or not \npatentable), and all works of authorship fixed in any medium of expression (including any form of online, digital, or \nelectronic medium), whether or not copyrightable and whether registered or not. \n\nHexagon Proprietary Information is defined as all data/information developed, created, architected by \nemployees, contractors, and consultants employed on behalf of Hexagon/Intergraph and data/information \notherwise owned by Hexagon/Intergraph or its affiliates.  \n\nTrade Secret means any information, item, device, practice, process, method, practice, or technique, \nHexagon/Intergraph uses in business and that is that is not generally known in the industry or to competitors of \nHexagon. \n\nConfidential means any data or information, tangible or intangible, that is not generally known in the industry or \nto competitors of Hexagon. \n\nDocusign Envelope ID: 079F1475-0A6B-4431-A948-305D0F2E51E6\n\nhttps://hexnet.hexagon.com/policies-and-guidelines/data-protection\n\n\nACCEPTABLE USE POLICY \n\nTitle: Acceptable Use Policy Page 5 of 19 Rev.:  4.1 \nDoc #: IT-POL-00073-2018 \nOriginator:  Dena Vogelpohl \n\nINTERNAL USE \nAccess Limited to Internal Use Only\n\nLast Save Date: 4/12/2021 \nLast Print Date: 4/12/2021 8:59 AM \n\nUncontrolled document if printed \n\n4 RESPONSIBILITIES \nAll employees are responsible for using good judgment regarding appropriate use of information, electronic \ndevices, and network resources in accordance with Hexagon policies and standards, local laws, and regulations. \n\n4.1 General Use and Ownership \nAll Hexagon Proprietary Information, on any medium or system, is and remains the sole property \nof Hexagon.  \n\nEmployees must ensure that Hexagon Proprietary Information and Intellectual Property are \nalways protected and secured and will not engage in any activity that could endanger the security \nof information on any system.  \n\nNOTE: If sensitivity/classification of any Hexagon information is unknown, the information must be treated as \nConfidential.  \n\nEmployees may not copy Hexagon proprietary information, intellectual property or Trade Secrets \nonto  \n\n• Portable media (such as a disk, thumb drive, hard drive, etc.)\n• Cloud based storage/application that have not been sanctioned by Hexagon\n• Personal computing device\n\nunless the employee has specifically been given the right to engage in such activity by \nmanagement. Refer to Information Transfer and Storage of Hexagon Data. \n\nAny Personal Data covered under the Hexagon Data Protection Compliance Programme Manual \nand commercially sensitive or confidential information (intellectual property, trade secrets, \nfinancial information, etc.) approved to be transmitted or provided to a non-Hexagon employee \nor a 3rd party application must be encrypted unless the employee has specifically been given the \nright to provide un-encrypted personal data, sensitive or confidential information by \nmanagement. \n\nHexagon employees are required to report any loss, theft, or unauthorized disclosure immediately \nto their manager and IT. The report shall be logged as a security incident in the IT Service \nTicketing System. Refer to the Lost or Stolen Laptop/Mobile Device Reporting Policy. \n\nBefore sharing Hexagon intellectual property, the employee must consult management to \ndetermine if a Non-Disclosure Agreement (NDA) is needed.  \n\nEmployees are responsible for exercising good judgment regarding the reasonableness of \npersonal use of systems.  \n• Individual departments are responsible for creating guidelines concerning personal use of\n\nsystems. In the absence of such guidelines on personal use, and if there is any uncertainty,\nemployees should consult their manager.\n\n• Reasonable judgement should always be used regarding the personal use of the Hexagon\nassets and systems.\n\n• The employee should consult their manager if there are questions regarding what is or is not\nacceptable.\n\nDocusign Envelope ID: 079F1475-0A6B-4431-A948-305D0F2E51E6\n\nhttps://share.intergraph.com/us_it/_layouts/15/WopiFrame.aspx?sourcedoc=%7b5E6258D2-877A-471D-86B8-588951545859%7d&file=Information%20Transfer%20and%20Storage%20of%20Hexagon%20Data.docx&action=default\nhttps://hexnet.hexagon.com/policies-and-guidelines/data-protection/data-protection-compliance-programme-manual\nhttps://share.intergraph.com/us_it/Policies/Lost%20or%20Stolen%20Laptop_Mobile%20Device%20Reporting%20Policy.docx?d=w6db4fe31e57c42e5956768639a0765d7\n\n\nACCEPTABLE USE POLICY \n\nTitle: Acceptable Use Policy Page 6 of 19 Rev.:  4.1 \nDoc #: IT-POL-00073-2018 \nOriginator:  Dena Vogelpohl \n\nINTERNAL USE \nAccess Limited to Internal Use Only\n\nLast Save Date: 4/12/2021 \nLast Print Date: 4/12/2021 8:59 AM \n\nUncontrolled document if printed \n\nOnly authorized employees may monitor equipment and/or network traffic in their efforts to \nsupport and maintain the systems. IT authorization shall be obtained by logging the activity in the \nIT Service Ticketing System. \n\nEmployees must not attempt to scan, stress, probe, test or carry out any activity that could \ncompromise the confidentiality, integrity or availability of Hexagon, customer or third-party \ninformation assets, or systems unless authorized by management and IT is made aware of the \nplanned activity. IT authorization shall be obtained by logging the activity in the IT Service \nTicketing System. \n\nHexagon reserves the right to audit networks and systems on a periodic basis to: \n• Protect employees and Hexagon\n• Prevent unauthorized and inappropriate use of the systems that could subject Hexagon to\n\nunnecessary risks, including malware, cyber-attacks, viruses, legal sanctions, financial\npenalties, and revenue loss\n\nEmployees must not disable, reconfigure, or attempt to bypass any security measures, for \nexample anti-virus, laptop encryption, multifactor authentication, etc. (unless explicitly authorized \nby IT). \n\nEmployees should make all reasonable efforts to protect passwords and to secure resources \nagainst unauthorized use (i.e., passwords, encryption keys, etc.). Passwords must never be \nvisible in the employee’s workspace, or physically attached to a computer (sticky note, piece of \npaper, label, etc.). \n\nEmployees must protect hardware in a way that reasonably prevents unauthorized users from \naccessing Hexagon’s network, data, or systems (i.e., lock screen when a system is unattended in \nthe office, do not leave laptops in an unguarded location, secure laptop with a cable lock, etc.). \n\n4.2 Security and Proprietary Information \nAll devices that connect to any Hexagon physical or wireless network must comply with this \npolicy. This is not limited to Hexagon owned devices, but also includes all devices not owned by \nHexagon (e.g., devices owned by employee).  \n\nRemovable Media & BYOD Policy and Mobile Device Best Practices provide guidance for the use \nof mobile devices provided by Hexagon and the use of personal mobile devices. \n\nAll passwords shall comply with the Hexagon password requirements. Refer to the INGRNET \nPassword Policy. \n\nEmployees must lock their system or log off when the device is unattended. \n\nAll domain connected systems shall be secured with a password-protected screensaver or lock \nfeature with an automatic timeout feature as defined in the Screen Lock Policy.  \n\nFor exceptions, refer to IT Exceptions Policy. \n\nDocusign Envelope ID: 079F1475-0A6B-4431-A948-305D0F2E51E6\n\nhttps://share.intergraph.com/us_it/Policies/Removable%20Media%20%26%20BYOD%20Policy.docx?d=wd9a9f46272f64020b75ab07a6bfa5e27\nhttps://share.intergraph.com/us_it/_layouts/15/WopiFrame.aspx?sourcedoc=%7bB3D5A4F9-B468-4E16-9D35-EB7FFFDF7273%7d&file=Mobile%20Device%20Best%20Practices.docx&action=default\nhttps://share.intergraph.com/us_it/Policies/INGRNET%20Password%20Policy.docx?d=w5081a3bdb95d4f6ea95ce20561c67ca5\nhttps://share.intergraph.com/us_it/Policies/INGRNET%20Password%20Policy.docx?d=w5081a3bdb95d4f6ea95ce20561c67ca5\nhttps://share.intergraph.com/us_it/Policies/Screen%20Lock%20Policy.docx?d=we475802cf9be4cdd8fc5a16c75c7f5ad\nhttps://share.intergraph.com/us_it/Policies/IT%20Exceptions%20Policy.docx?d=w0b2e9b5ab06d4d879df0b274b3e6b0ff\n\n\nACCEPTABLE USE POLICY \n\nTitle: Acceptable Use Policy Page 7 of 19 Rev.:  4.1 \nDoc #: IT-POL-00073-2018 \nOriginator:  Dena Vogelpohl \n\nINTERNAL USE \nAccess Limited to Internal Use Only\n\nLast Save Date: 4/12/2021 \nLast Print Date: 4/12/2021 8:59 AM \n\nUncontrolled document if printed \n\nEmployees should use extreme caution when opening emails with attachments that are from \nunknown senders or if an attachment from a known sender appears suspicious. These could be \nassociated with phishing or malware.  \n\nIf there is any doubt about the validity of a suspicious email, please contact IT for assistance. \nRefer to Identifying and Reporting Phishing Emails. \n\nClear Desk / Protecting Non-Public Data \n(a) At the end of each working day, any information that cannot be shared with the general\n\npublic (i.e., Confidential, Intellectual Property, Hexagon Proprietary Information, internal only\ninformation, etc.) must be locked away in appropriate secure storage. Refer to IT Data\nSensitivity Classification or divisional/group guidance for information regarding data\nclassification. \n\n(b) Hexagon will provide, at the request of the employee, suitable secure storage for any material\nrequired to be securely stored.\n\n(c) When working in an environment with non-employees, do not leave non-public information\nwhere it can be accessed or viewed by others.\n\n(d) Always assess the security of a location (i.e. Hexagon common areas or offsite locations)\nbefore leaving or making non-public information accessible to non-employees.\n\n(e) Ensure people within close proximity cannot read sensitive information. This may involve\ntemporarily working elsewhere.\n\n(f) Any document or paper containing non-public information should be securely disposed (i.e.,\nshredded).\n\n(g) Non-paper information assets should be securely destroyed or discarded. Refer to the Media\nDestruction and Sanitation Policy.\n\nPrinting and Shredding Non-Public Information – refer to Printing and Shredding Best Practice \nGuide. \n\nEmployees must comply with the Anti-Virus Policy, Laptop Encryption Policy, Multifactor \nAuthentication Policy and Remote Access Policy. \n\nAny employee who receives a request from a representative of a governmental agency, law \nenforcement, regulatory agency, insurance company, customer, etc. for Hexagon information that \nis Confidential, Personal Data, Hexagon Proprietary Information, Intellectual Property or a Trade \nSecret must contact their Hexagon Legal Department before taking any action. \n\nDocusign Envelope ID: 079F1475-0A6B-4431-A948-305D0F2E51E6\n\nhttps://share.intergraph.com/us_it/Processes/Identifying%20and%20Reporting%20Phishing%20Emails.docx?d=wf9fbc22d1c7249e6ade18530652e6228\nhttps://share.intergraph.com/us_it/Policies/IT%20Data%20Sensitivity%20Classification.docx?d=w00ba2794afde4554b1d93db7df820048\nhttps://share.intergraph.com/us_it/Policies/IT%20Data%20Sensitivity%20Classification.docx?d=w00ba2794afde4554b1d93db7df820048\nhttps://share.intergraph.com/us_it/Policies/Media%20Destruction%20and%20Sanitation%20Policy.docx?d=wc0272e6c16944b158b6b99d7678de750\nhttps://share.intergraph.com/us_it/Policies/Media%20Destruction%20and%20Sanitation%20Policy.docx?d=wc0272e6c16944b158b6b99d7678de750\nhttps://share.intergraph.com/us_it/General%20Resources/Printing%20%26%20Shredding%20Best%20Practices.docx?d=w986bf96ce3b544aba33bdd6d701551c8\nhttps://share.intergraph.com/us_it/General%20Resources/Printing%20%26%20Shredding%20Best%20Practices.docx?d=w986bf96ce3b544aba33bdd6d701551c8\nhttps://share.intergraph.com/us_it/Policies/Anti-Virus%20Policy.docx?d=w7b936a229ed64397bab25e8aed00010d\nhttps://share.intergraph.com/us_it/Policies/Laptop%20Encryption%20Policy.docx?d=w67e2762054bb4b95925aa44f4e624b44\nhttps://share.intergraph.com/us_it/Policies/Multifactor%20Authentication%20Policy.docx?d=w0b9b3d0e4f0140ed918b116d4e9b3eed\nhttps://share.intergraph.com/us_it/Policies/Multifactor%20Authentication%20Policy.docx?d=w0b9b3d0e4f0140ed918b116d4e9b3eed\nhttps://share.intergraph.com/us_it/Policies/Remote%20Access%20Policy.docx?d=wfb6af7fdfdb243fe88f38337734f2b26\n\n\nACCEPTABLE USE POLICY \n\nTitle: Acceptable Use Policy Page 8 of 19 Rev.:  4.1 \nDoc #: IT-POL-00073-2018 \nOriginator:  Dena Vogelpohl \n\nINTERNAL USE \nAccess Limited to Internal Use Only\n\nLast Save Date: 4/12/2021 \nLast Print Date: 4/12/2021 8:59 AM \n\nUncontrolled document if printed \n\n4.3 Email and Electronic Communication Activities \nWhen systems (Hexagon provided or personal) are used to access the internet via Hexagon \nprovided services, employees must always be aware that they represent the Hexagon \norganization.  \n\nEmployees should not use their Hexagon email address for posting to newsgroups, online \ncommunities, and social media etc., unless the use is in direct support of their role and duties as \na Hexagon employee. \n\nEmployees should not send any unsolicited electronic communications, including the sending of \n\"junk mail\" or other advertising material to individuals who did not specifically request such \nmaterial.  \n\nSending SPAM emails and/or malicious electronic communications are prohibited. \n\nCaution should be taken when using “reply all” or “forward” options for email that contains \ncustomer and/or commercially sensitive or confidential information, or that may pass Personal \nData without having gained appropriate consent. Refer questions related to data protection to the \ndivision’s privacy lead(s) and/or privacy officer. Also refer to the Hexagon Data Protection Site. \n\nIf forwarding or sharing an email or other content derived from managed collaboration and \ncommunication tools (chat, online meetings, etc.) to customers or other external third parties, \nensure the content of the communication is business appropriate. This includes: \n(a) Removing Hexagon Proprietary Information or Intellectual Property not authorized for\n\ndistribution.\n(b) Gaining stakeholder approval before sharing or distributing internal communications.\n\nProviding Hexagon employees, partners, or customer contact information to external parties \nwithout consent is prohibited. \n\nEmployees should not engage in any form of harassment via electronic means. This includes, but \nis not limited to, email, telephone calls, text messages, social media, etc., whether harassment is \nthrough the language used, frequency of messages, type of messages or size of messages. \n\nUnauthorized use, forging of email header information, or other identification component of an \nelectronic communication is prohibited. \n\nEmail solicitation with the intent to harass or collect personal (non-business related) information is \nprohibited. \n\nThe creation, distribution, or the forwarding of \"chain letters\", \"Ponzi\" or any other electronic \ncommunication schemes is prohibited. \n\nDo not send email messages using another employee’s email account. If an employee has been \nproperly authorized to send email on behalf of another employee, then it must be clear to the \nrecipients the email was sent on behalf of the other employee. \n\nDespite informality of email, it is held to be a written communication and the employee may bind \nthe company by the commitments contained within the email.  \n\nEmail and electronic communications are subject to monitoring in accordance with Hexagon’s \nEmployee Privacy Notice. \n\nDocusign Envelope ID: 079F1475-0A6B-4431-A948-305D0F2E51E6\n\nhttp://hexnet.hexagon.com/policies-and-guidelines/data-protection\nhttps://hr.intergraph.com/documents/EmployeePrivacyNotice.pdf\nhttps://hr.intergraph.com/documents/EmployeePrivacyNotice.pdf\n\n\nACCEPTABLE USE POLICY \n\nTitle: Acceptable Use Policy Page 9 of 19 Rev.:  4.1 \nDoc #: IT-POL-00073-2018 \nOriginator:  Dena Vogelpohl \n\nINTERNAL USE \nAccess Limited to Internal Use Only\n\nLast Save Date: 4/12/2021 \nLast Print Date: 4/12/2021 8:59 AM \n\nUncontrolled document if printed \n\n4.4 Social Media \nThe use of Social Media by Hexagon employees using Hexagon systems is subject to the terms \nand restrictions set forth in this policy and the Hexagon Employee Social Media Policy from the \nHexagon Policy and Guidelines Downloads site. \n\nLimited and occasional use of systems to engage in the use of Social Media is acceptable. Any \nactivity from a system is subject to monitoring in accordance with Hexagon’s Employee Privacy \nNotice.  \n\nWhen using social media, Hexagon employees are prohibited from revealing any Confidential, \nHexagon Proprietary Information, Trade Secrets, or any other material covered by the Hexagon \nCode of Business Conduct and Ethics on the  Hexagon Policy and Guidelines Downloads site or \nthe Hexagon Data Protection Site. \n\nHexagon employees shall not engage in any social media that may harm or tarnish the image, \nreputation and/or goodwill of the company and/or any of its employees. Employees are bound by \nthe Hexagon Code of Business Conduct and Ethics on the  Hexagon Policy and Guidelines \nDownloads site \n\nEmployees assume all risk and responsibilities associated with their social media activities and \ninternet usage. Employees are not allowed to imply or express that their personal beliefs or \nopinions are those of any Hexagon employee or the company. \n\nEmployees must obey all laws and regulations regarding the use of copyrighted, trademark, logo, \nand any other intellectual property to be used in connection with any social media activities. \n\n4.5 Inappropriate and Unacceptable Use \nThe activities listed below are prohibited. The list below is not exhaustive, and the absence of an activity does \nnot indicate it is allowed. The list is provided as a reference guideline for unacceptable activities. \n\nThe use of Hexagon systems, assets or services in the commission of any activity deemed illegal by \nmunicipal, state, federal or international laws is strictly prohibited. \n\nThe following system and network activities are strictly prohibited, with no exceptions: \n\nInfringement upon any rights associated with trade secrets, patents, copyright, or other \nintellectual property including pirated software, music or licenses not legally owned by Hexagon. \n\nThe copying or distribution of any copyrighted electronic or non-electronic material for which \nHexagon or the end user is not licensed. This includes books, brochures, photographs, and \ncopyrighted music. \n\nThe export of any software, security technology, or technical information not in accordance with \nexport control laws. The appropriate management should be consulted prior to export of any \nmaterial that is in question. \n\nThe intentional introduction of malicious software or programs into the Hexagon environment. \nThis includes, but is not limited to, any software used to deliver viruses, malware or establish end \nuser surveillance. \n\nDocusign Envelope ID: 079F1475-0A6B-4431-A948-305D0F2E51E6\n\nhttp://hexnet.hexagon.com/downloads/policies-and-guidelines-downloads\nhttps://hr.intergraph.com/documents/EmployeePrivacyNotice.pdf\nhttps://hr.intergraph.com/documents/EmployeePrivacyNotice.pdf\nhttp://hexnet.hexagon.com/downloads/policies-and-guidelines-downloads\nhttp://hexnet.hexagon.com/policies-and-guidelines/data-protection\nhttp://hexnet.hexagon.com/downloads/policies-and-guidelines-downloads\nhttp://hexnet.hexagon.com/downloads/policies-and-guidelines-downloads\n\n\nACCEPTABLE USE POLICY \n\nTitle: Acceptable Use Policy Page 10 of 19 Rev.:  4.1 \nDoc #: IT-POL-00073-2018 \nOriginator:  Dena Vogelpohl \n\nINTERNAL USE \nAccess Limited to Internal Use Only\n\nLast Save Date: 4/12/2021 \nLast Print Date: 4/12/2021 8:59 AM \n\nUncontrolled document if printed \n\nProviding system / network access credentials to any non-Hexagon employee, and sharing of \ncredentials with family, friends, and other employees. \n\nUtilizing any Hexagon technology assets to harass, threaten or create a hostile workplace for any \nperson. \n\nUsing any Hexagon system or service to defraud any person. \n\nPerforming any unauthorized data sniffing or packet capture on the internal Hexagon network. \n\nAttempting to circumvent or thwart any in-place security measure. \n\nImplementing any action, program, software, or script that would deny service (DoS or DDoS) to \nan authorized employee or to authorized external clients. \n\nParticipating in any denial of service attack (interrupting an authorized user’s access to a system \nwith malicious intent). \n\nProviding information about or lists of Hexagon employees, customers, or partners to parties \noutside of Hexagon without consent. Refer to the Hexagon Data Protection Site. \n\nUsing any part of a system or Hexagon network for unauthorized commercial purposes including \ncollecting, earning, storing, marketing, mining, or production of any form of electronic currency, \ncryptocurrency, digital assets or internet currency (e.g., Bitcoins), or providing processing work for \npersonal financial gain. \n\nTheft of Hexagon data, assets, systems, intellectual property, personal data, or any form of \nelectronic or tangible Hexagon property or information.  \n\nDistributing or misappropriating Hexagon Confidential, Hexagon Proprietary Information, \nIntellectual Property, Trade Secrets, or sensitive information without proper authorization. \n\n4.6 Security Incidents/Events/Investigations \nEmployees must report any suspected or observed security incidents/events to IT and the \nincident/event shall be recorded in the IT Service Ticketing System. Refer to IT Mandatory \nSecurity Incident and Outage Reporting Policy and Lost or Stolen Laptop/Mobile Device \nReporting Policy. \n\nEmployees are required to cooperate fully with any investigation related to security \nincidents/events.  \n\nDocusign Envelope ID: 079F1475-0A6B-4431-A948-305D0F2E51E6\n\nhttp://hexnet.hexagon.com/policies-and-guidelines/data-protection\nhttps://share.intergraph.com/us_it/Policies/IT%20Mandatory%20Security%20Incident%20and%20Outage%20Reporting%20Policy.docx?d=w4c08e922638345c99a71b991f1ae7144\nhttps://share.intergraph.com/us_it/Policies/IT%20Mandatory%20Security%20Incident%20and%20Outage%20Reporting%20Policy.docx?d=w4c08e922638345c99a71b991f1ae7144\nhttps://share.intergraph.com/us_it/Policies/Lost%20or%20Stolen%20Laptop_Mobile%20Device%20Reporting%20Policy.docx?d=w6db4fe31e57c42e5956768639a0765d7\nhttps://share.intergraph.com/us_it/Policies/Lost%20or%20Stolen%20Laptop_Mobile%20Device%20Reporting%20Policy.docx?d=w6db4fe31e57c42e5956768639a0765d7\n\n\nACCEPTABLE USE POLICY \n\nTitle: Acceptable Use Policy Page 11 of 19 Rev.:  4.1 \nDoc #: IT-POL-00073-2018 \nOriginator:  Dena Vogelpohl \n\nINTERNAL USE \nAccess Limited to Internal Use Only\n\nLast Save Date: 4/12/2021 \nLast Print Date: 4/12/2021 8:59 AM \n\nUncontrolled document if printed \n\n4.7 Policy Compliance \nCompliance Measurement – Global IT will verify compliance to this policy through various \nmethods, including, but not limited to: \n• Business tool reports\n• Internal and external audits\n• Feedback to IT\n\nExceptions - refer to the IT Exceptions Policy.\n\nNon-Compliance - An employee found to have violated this policy may be subject to disciplinary \naction, up to and including termination of employment. \n\n5 EXCEPTIONS \nExceptions to this policy must be approved by IT and recorded in the IT ticketing system as referenced in the IT \nExceptions Policy. \n\n6 REVIEW \nRefer to the IT Document Review Policy. \n\n7 ARTIFACTS \nArtifacts related to non-compliance will be maintained in a secured repository. \n\n8 IT STANDARDS CONTROLS \nNIST 800-171 R1: 3.1.22, 3.8.1 \n\nISO 27001: A.6.2.1, A.6.2.2, A.9.1, A.9.1.1, A.9.1 2, A.9.2, A.9.2.1, A.9.2.2, A.9.2.3, A.9.2.4, A.9.2.5, A.9.2.6, \nA.9.3, A.9.4.1, A.9.4.2, A.9.4.4, A.9.4.5, A.11.2.6, A.11.2.8, A.11.2.9, A.13.1.1, A.13.1.3, A.13.2,1, A.14.1.2,\nA.14.1.3, A.18.1.3\n\nDocusign Envelope ID: 079F1475-0A6B-4431-A948-305D0F2E51E6\n\nhttps://share.intergraph.com/us_it/Policies/IT%20Policy%20Exceptions.docx?d=w0b2e9b5ab06d4d879df0b274b3e6b0ff\nhttps://share.intergraph.com/us_it/Policies/IT%20Exceptions%20Policy.docx?d=w0b2e9b5ab06d4d879df0b274b3e6b0ff\nhttps://share.intergraph.com/us_it/Policies/IT%20Exceptions%20Policy.docx?d=w0b2e9b5ab06d4d879df0b274b3e6b0ff\nhttps://share.intergraph.com/us_it/_layouts/15/WopiFrame2.aspx?sourcedoc=%7BE18619E3-E575-4169-9885-CCACE7CE9C0A%7D&file=IT%20Document%20Review%20Policy%20v2.docx&action=default\n\n\nACCEPTABLE USE POLICY \n\nTitle: Acceptable Use Policy Page 12 of 19\nDoc #: IT-POL-00073-2018 \nOriginator:  Dena Vogelpohl \n\nINTERNAL USE \nAccess Limited to Internal Use Only\n\nRev.:  4.1 \nLast Save Date: 4/12/2021 \n\nLast Print Date: 4/12/2021 8:59 AM \nUncontrolled document if printed \n\n9 ACCEPTANCE\n\nName of Employee:\n\nSignature of Employee:\n\nDate:\n\nI hereby confirm my acceptance of the above Acceptable Use Policy.\n\nDocusign Envelope ID: 079F1475-0A6B-4431-A948-305D0F2E51E6\n\n\n\nACCEPTABLE USE POLICY \n\nTitle: Acceptable Use Policy Page 13 of 19 Rev.:  4.1 \nDoc #: IT-POL-00073-2018 \nOriginator:  Dena Vogelpohl \n\nINTERNAL USE \nAccess Limited to Internal Use Only\n\nLast Save Date: 4/12/2021 \nLast Print Date: 4/12/2021 8:59 AM \n\nUncontrolled document if printed \n\n10 REVISION HISTORY\n\nRev. Rev. Date Reason for Revision Revised By \n1.0 01-Jul-2017 Initial Document Tony Zana (Legal) \n\nJennifer Kaplan (PPM HR) \nJoseph Seays (IT) \n\n2.0 04-Oct-2018 Revision of the previous Acceptable Use Policy 1.0 dated 01-Jul-\n2017 \n\nKaren Paulukaitis \n\n2.0 04-Oct-2018 Reviewed and approved. Dena Vogelpohl \n2.1 02-Jan-2019 • Added section 3.1.8 unauthorized activities that compromise\n\nsystems, 3.1.9 disable anti-virus\n• 3.2.1 Added link to Mobile Device Management policy\n• Added sections 3.2.5 Added Clear Desk, 3.2.6 Printing of Non-\n\nPublic information, 3.2.7 Added Anti-Virus requirement\n• In section 3.3, added link to Employee Handbook with reference\n\nto Section 5.4 Company Communication Systems\n• 3.3.1 – removed “Whenever an EMPLOYEE states or indicates\n\nan affiliation with the Hexagon organization or its brand, that\nEMPLOYEE is required to clearly state and indicate that \"the\nopinions expressed are my own and not necessarily those of the \ncompany\" and addressed in 3.4.2.\n\n• 3.3.2 – moved from section 3.2\n• 3.3.2 Moved to 3.3.3\n• 3.3.4 was previously 3.3.8\n• 3.3.5 was added for GDPR\n• Added 3.3.6 forwarding emails guideline\n• 3.3.7 included customer\n• 3.3.8 replaced tweets with social media\n• Added sections 3.3.12 sending email from another Employee’s\n\naccount, 3.3.13 email sent to a customer\n• In section 3.4, Added links to Hexagon Data Protection site,\n\nHexagon Code of Business Conduct and Ethics, and Hexagon\nPolicies and Guidelines.\n\n• 3.4.1 replaced blogging with social media\n• 3.4.2 added from Hexagon Social Media Policy, replaced “you”\n\nwith “EMPLOYEE” and “group” with “Hexagon”\n• 3.4.4 added link to Hexagon Data Protection site\n• 3.4.5 replaced specific forms of social media with “social media”\n\nand replaced specific examples of undesirable conduct with\nbeing bound to Hexagon Code of Ethics (link)\n\n• 3.4.6 replaced blogging and social media with “social media”\n• 3.5 removed “In general” from the start of the 2nd paragraph\n• 3.5.13, 3.5.14 added\n\nKaren Paulukaitis \n\n2.1 09-Jan-2019 Reviewed and approved. Dena Vogelpohl \n2.1 24-Jan-2019 Reviewed and approved pending clarification on 3.3.13. John Ferguson \n2.1 05-Feb-2019 Approved John Ferguson \n\nDocusign Envelope ID: 079F1475-0A6B-4431-A948-305D0F2E51E6\n\n\n\nACCEPTABLE USE POLICY \n\nTitle: Acceptable Use Policy Page 14 of 19 Rev.:  4.1 \nDoc #: IT-POL-00073-2018 \nOriginator:  Dena Vogelpohl \n\nINTERNAL USE \nAccess Limited to Internal Use Only\n\nLast Save Date: 4/12/2021 \nLast Print Date: 4/12/2021 8:59 AM \n\nUncontrolled document if printed \n\nRev. Rev. Date Reason for Revision Revised By \n2.2 15-Feb-2019 • Removed \"Hexagon owned SYSTEMS are to be used strictly for\n\npurposes of the organization, clients, partners and daily \noperations of the Hexagon business.\n\n• Definition of Employee: Add US to employee specification and\nremoved \"including all personnel affiliated with third parties\ninteracting with Hexagon SYSTEMS\"\n\n• 3.1.2 – added \"intellectual property\" and provided a link to Legal\nServices - Intellectual Property\n\n• 3.1.3 - Changed from Hexagon EMPLOYEES are required to\nreport any loss, theft, or unauthorized disclosure immediately to\ntheir manager and Global IT to \"Hexagon EMPLOYEES are\nrequired to report any loss, theft, or unauthorized disclosure\nimmediately to their manager and Global IT and. shall be logged \nas a security incident in the IT Service Ticketing System.\"\n\n• 3.1.6 – changed “monitor equipment, network traffic” to “monitor\nequipment and/or network traffic”\n\n• 3.2.2 – added reference to INGRNET Password Policy.\n• 3.2.3 Changed should to shall and added \"For exceptions, refer\n\nto the IT Exception Policy\"\n• 3.2.6 – removed content and added reference to Printing and\n\nShredding Best Practice Guide.\n• 3.3.5 Added \"Refer questions related to privacy to your\n\ndivision’s privacy lead and/or privacy officer.\"\n• 3.4.6 – removed the word blogging\n• 3.5.7 – changed “sexually harass” to “harass”\n• 3.6.2 Changed \"Exceptions - Any exception to the policy must\n\nbe approved in advance by Hexagon Legal, Hexagon HR, AND\nGlobal IT.\" to \"Exceptions - Refer to IT Policy Exceptions.\"\n\nKaren Paulukaitis \n\n2.2 21-Feb-2019 Reviewed and approved John Ferguson \n2.3 25-Feb-2019 3.1.9 changed Anti-Virus to anti-virus, laptop encryption, \n\nmultifactor \nauthentication, etc. \n3.2.7, added referenced to Laptop Encryption Policy and \nMultifactor \nAuthentication Policy \n\nKaren Paulukaitis \n\n2.3 25-Feb-2019 Reviewed and approved John Ferguson \n2.4 18-Mar-2019 • Added “Interns / Students participating as part of an HR\n\napproved program” to definition of EMPLOYEE per suggestion\nfrom Nico van der Werf.\n\n• 3.5.6 – changed “work colleagues” to “other EMPLOYEES”\n• Removed US from the scope.\n• Removed 3.5.3 as it contradicts 3.1.5\n\n3.5.3 Utilizing credentials to access any data or SYSTEM for\nany purpose not directly related to the support or operation of\nthe Hexagon business operations or its customers (under the\nheading “The following SYSTEM and network activities are\nstrictly prohibited, with no exceptions:”)\n\nKaren Paulukaitis \n\nDocusign Envelope ID: 079F1475-0A6B-4431-A948-305D0F2E51E6\n\n\n\nACCEPTABLE USE POLICY \n\nTitle: Acceptable Use Policy Page 15 of 19 Rev.:  4.1 \nDoc #: IT-POL-00073-2018 \nOriginator:  Dena Vogelpohl \n\nINTERNAL USE \nAccess Limited to Internal Use Only\n\nLast Save Date: 4/12/2021 \nLast Print Date: 4/12/2021 8:59 AM \n\nUncontrolled document if printed \n\nRev. Rev. Date Reason for Revision Revised By \n2.4 25-Mar-2019 Changes reviewed and approved Dena Vogelpohl \n2.4 01-Apr-2019 Changes reviewed and approved John Ferguson \n2.4 10-Apr-2019 Reviewed Tony Zana (Legal), Jennifer \n\nKaplan (PPM HR), Jay Cobb \n(SIG HR) \n\n2.5 02-May-2019 • 3.1.2 Added “and will not engage in any activity that could\nendanger the security of information on the system”.\nEmployees may not copy Hexagon intellectual property or\ntrade secrets onto portable media such as a disk, thumb\ndrive, or hard drive, or onto a personal computing device\nunless the employee has specifically been given the right\nto engage in such activity by management and/or the\nlegal department.\nAny personally identifying information covered under the\nGeneral Data Protection Regulation (GDPR) and\ncommercially sensitive or confidential information\n(intellectual property, trade secrets, financial information,\netc.) approved to be transmitted or provided to a non-\nHexagon employee or a 3rd party application must be\nencrypted unless the employee has specifically been\ngiven the right to provide un-encrypted GDPR, sensitive\nor confidential information by management and/or the\nlegal department. (per Tony Zana)\n\n• Change definition of employee from:\n▪ Hexagon employees in GSP, PPM and SI\n▪ Interns / Students participating as part of an HR approved\n\nprogram\n▪ Contractors\n▪ Consultants\n▪ Temporary employees\n▪ Other workers at Hexagon GSP, PPM and SI and its\n\nsubsidiaries\nTo \n• All Hexagon employees in GSP, PPM and SI\n• Interns / Students participating as part of an HR approved\n\nprogram\n• External Contractors or External Consultants\n• Any other classification of an employee, external\n\ncontractor or external consultant that may perform work\non behalf of Hexagon GSP, PPM and SI and its\nsubsidiaries (per Jay Cobb)\n\n• 3.3 Removed “For US based employees, also refer to Section\n5.4 Company Communication Systems of the Intergraph\nCorporation Employee Handbook\n(https://hr.intergraph.com/emphandbk/acknowledgement.pdf)”\n(per Tony Zana and Jay Cobb)\n\nKaren Paulukaitis \n\nDocu",
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